Quy trình hoàn tất đơn hàng hiệu quả không chỉ đảm bảo giao hàng nhanh mà còn giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm mua sắm. Đó là lý do ngày càng nhiều seller ứng dụng công nghệ OMS và WMS để tối ưu hoá xử lý đơn hàng và quản lý kho. Vậy hệ thống OMS và WMS là gì, tính năng ra sao và liệu có phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Quy trình hoàn tất đơn hàng – Yếu tố quan trọng khi kinh doanh online
Trong kinh doanh online, quy trình hoàn tất đơn hàng là khâu cuối cùng quyết định trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Từ khi đơn hàng được đặt đến lúc sản phẩm tới tay người nhận, mỗi bước như quản lý tồn kho, lấy hàng, đóng gói, giao nhận, hậu mãi cần được thực hiện chính xác và đồng bộ. Chỉ một sai sót nhỏ như giao nhầm hàng hay chậm trễ cũng gây ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu, khách hàng đánh giá tiêu cực làm giảm điểm đánh giá gian hàng.
Quy trình hoàn tất đơn hàng tối ưu còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thất thoát tồn kho và tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đặc biệt là mùa cao điểm. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên các nền tảng TMĐT, đơn vị nào giao hàng đúng hẹn, gói hàng chỉn chu, thẩm mỹ, làm khách hàng hài lòng sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Do đó, hoàn tất đơn hàng không chỉ là khâu hậu cần mà chính là “xương sống” vận hành – nơi gắn kết giữa bán hàng, kho vận và chăm sóc khách hàng một cách bền vững.
2. Hệ thống OMS – Bán hàng đa kênh dễ dàng hơn
Trong thời đại số, người tiêu dùng không còn thói quen mua sắm trên một kênh duy nhất. Họ có thể đặt hàng từ sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội hoặc trực tiếp qua các ứng dụng bán hàng, nhắn tin, hotline. Chính vì vậy, việc bán hàng đa kênh là xu hướng tất yếu nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức cho người bán trong khâu quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng.
Lúc này, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS (Order Management System) chính là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp seller vận hành hiệu quả.
2.1. OMS là gì?
OMS (Order Management System) là hệ thống quản lý bán hàng đa kênh, giúp người bán theo dõi và xử lý tập trung toàn bộ đơn hàng, tồn kho từ nhiều kênh (Shopee, Lazada, Tiki, Tiktok Shop, website, fanpage,…) trên một nền tảng duy nhất. Thay vì xử lý thủ công, OMS tự động xác nhận đơn, đồng bộ dữ liệu, cung cấp thông tin chính xác về trạng thái giao hàng.
2.2. Tính năng của hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS
Tính năng của OMS trong quy trình hoàn tất đơn hàng:
- Tích hợp đa kênh để seller quản lý tập trung trên cùng một nền tảng.
- Kết nối chặt chẽ với hệ thống quản lý kho WMS giúp tự động hoá quy trình Fulfillment từ quản lý tồn kho, hoàn tất đơn hàng, vận chuyển, xử lý sau bán.
- Tự động tiếp nhận đơn hàng giúp seller giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian & nhân lực, hạn chế nhầm lẫn hay sót đơn.
- Seller và các bộ phận (vận hành, chăm sóc khách hàng,…) đều dễ dàng kiểm soát đơn đang xử lý, đơn đã giao, đơn bị hủy,… nhờ tính năng theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực.
- Vận hành ổn định cả trong mùa cao điểm, đảm bảo SLA sàn TMĐT.
- Dễ dàng truy xuất báo cáo theo yêu cầu của seller: Báo cáo tòn kho, báo cáo đơn hàng, báo cáo doanh thu theo chương trình khuyến mãi, sản phẩm bán chạy, bán chậm,… trên từng kênh hoặc tổng hợp tất cả các kênh.
Ứng dụng OMS là bước tiến không thể thiếu nếu bạn đang muốn nâng cấp hoạt động bán hàng từ nhỏ lẻ lên chuyên nghiệp. Nhất là khi seller hoạt động trên nhiều nền tảng cùng lúc, OMS giúp duy trì tính liền mạch, chính xác của luồng dữ liệu, thông tin trong toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện điểm đánh giá gian hàng.
3. Hệ thống WMS – Quản lý tồn kho khoa học
Nhiều seller gặp tình trạng chênh lệch dữ liệu tồn kho thực tế với hệ thống hoặc tồn kho quá lâu gây thất thoát vì quản lý thủ công. Thay vào đó, WMS giúp nhân viên kho biết chính xác sản phẩm nào đang ở đâu, số lượng còn bao nhiêu, sản phẩm nào sắp hết hoặc cần luân chuyển trước.
3.1. WMS là gì?
WMS (Warehouse Management System) là hệ thống quản lý tồn kho giúp kiểm soát và vận hành khoa học toàn bộ hoạt động trong kho như: Nhập hàng, xuất hàng, sắp xếp vị trí, kiểm kê và theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
Ví dụ, khi một đơn hàng được ghi nhận từ hệ thống OMS, WMS sẽ ngay lập tức nhận yêu cầu, sau đó xác định vị trí hàng trong kho, hỗ trợ nhân viên lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng theo nguyên tắc khoa học FIFO (nhập trước xuất trước)/LIFO (nhập sau xuất trước)/FEFO (hết hạn trước xuất trước). Seller có thể theo dõi số lượng hàng trong kho bất cứ lúc nào.
3.2. Tính năng của hệ thống quản lý tồn kho WMS
Tính năng của WMS trong quy trình hoàn tất đơn hàng:
- Quản lý tồn kho chính xác theo thời gian thực giúp seller dễ dàng kiểm soát hàng hoá trong kho.
- Tạo và quản lý mã vạch giúp sắp xếp, phân bổ hàng hoá hợp lý để tối ưu không gian, dễ dàng lấy hàng, kiểm kê khi cần.
- Tự động lấy hàng theo nguyên tắc FIFO/LIFO/FEFO.
- Cảnh báo hàng bán chậm, bán chạy giúp seller chủ động trong kế hoạch nhập hàng hoặc triển khai chương trình khuyến mãi xả hàng.
- Tối ưu hành trình lấy hàng nhằm tăng tốc độ xử lý đơn hàng và hạn chế các rủi ro do thao tác thủ công.
- Lập báo cáo tồn kho theo yêu cầu của seller để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Trong quy trình hoàn tất đơn hàng, WMS giúp kiểm soát tốt nguồn lực kho vận. Nhờ đó, người bán có thể an tâm tập trung vào chiến lược kinh doanh, quảng bá sản phẩm mà không lo lắng về tồn kho hay sai sót vận hành.
4. OMS và WMS phù hợp với mô hình kinh doanh nào?
Nhiều seller nhỏ hoặc mới khởi nghiệp thường cho rằng việc đầu tư vào hệ thống công nghệ OMS hay WMS là “xa xỉ”, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy chính các đơn vị nhỏ lại dễ bị quá tải khi lượng đơn tăng đột biến do nguồn lực không đáp ứng hoặc dễ gặp sai sót trong quá trình xử lý thủ công. Việc ứng dụng công nghệ vào quy trình hoàn tất đơn hàng không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô trong tương lai.
Vì thế, OMS & WMS phù hợp với hầu hết seller đang kinh doanh trực tuyến tất cả ngành hàng. Ngoại trừ những seller có số lượng đơn hàng quá ít, chỉ khoảng vài chục đơn mỗi ngày có thể tự xử lý thủ công và kiểm soát được.
Mặt khác, nếu seller muốn tập trung vào kinh doanh, không phải lo khâu hậu cần, seller có thể hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment có tích hợp OMS & WMS vào toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng. Điều này giúp seller tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực và đặc biệt không cần đầu tư hệ thống công nghệ riêng vì nền tảng công nghệ OMS & WMS chuyên nghiệp đã tích hợp sẵn trong dịch vụ Fulfillment.
