Nếu bạn là người thường xuyên mua bán hàng online, chắc hẳn đã từng nghe qua cụm từ “ship COD”. Vậy ship COD là cái gì? Có những ưu nhược điểm gì? Quy trình ship COD như thế nào? Tất tần tật sẽ được ToTTOT giải đáp trong bài viết này nhé!
1. Ship COD là gì? COD là viết tắt của từ gì?
“Ship COD là gì? COD là gì trong giao hàng? Ship COD là như thế nào?” là những câu hỏi rất phổ biến hiện nay. Thực tế, COD là viết tắt của cụm từ Cash On Delivery, nghĩa là thanh toán khi nhận hàng. Nói một cách đơn giản, giao hàng COD là hình thức giao hàng thu tiền hoặc thu hộ tiền.
Khi người mua quyết định mua một sản phẩm nào đó từ người bán, người bán sẽ thuê một đơn vị vận chuyển để giao hàng đến tay người mua. Đơn vị này sẽ có nhiệm vụ thu tiền từ người mua khi giao hàng. Với hình thức giao hàng COD, người mua chỉ cần thanh toán khi nhận được hàng, sau đó tiền sẽ được chuyển về cho người bán thông qua đơn vị vận chuyển.
2. Ưu điểm và nhược điểm của giao hàng ship COD
2.1 Đối với người mua
Dịch vụ ship COD mang lại nhiều tiện ích cho cả người mua lẫn người bán. Tuy nhiên, như bất kỳ phương thức giao dịch nào, ship COD cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.
– Ưu điểm:
- Thanh toán khi nhận hàng: Người mua chỉ phải trả tiền khi hàng đã đến tay, giúp hạn chế tối đa rủi ro bị lừa đảo khi chuyển khoản trước mà không nhận được hàng.
- Kiểm tra hàng trước khi trả tiền: Với một số đơn vị vận chuyển, người nhận có thể kiểm tra gói hàng, đảm bảo đúng sản phẩm, đúng mô tả và có thể từ chối nhận nếu không ưng ý.
- Đơn giản, tiện lợi: Việc mua hàng qua hình thức ship COD rất dễ dàng. Người mua chỉ cần cung cấp họ tên, số điện thoại và địa chỉ, không cần phải thực hiện nhiều bước như khi chuyển khoản.
- Bảo mật thông tin: Không cần chia sẻ thông tin ngân hàng, giúp hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu cá nhân hay bị lộ thông tin tài khoản.
– Nhược điểm:
- Làm tăng chi phí đơn hàng: Phí COD giao hàng sẽ cao hơn so với hình thức thanh toán online.
- Cần chuẩn bị trước tiền mặt: Điều này khá bất tiện với những người đã quen với hình thức thanh toán điện tử, không dùng tiền mặt.
- Không tiện lợi khi nhận hàng: Người mua phải sắp xếp thời gian nhận hàng và thanh toán trực tiếp, không linh hoạt cho những người có công việc bận rộn hoặc không có mặt tại địa chỉ nhận hàng.
- Thời gian chờ lâu hơn: Quy trình giao nhận hàng có thể kéo dài hơn do yêu cầu xác nhận thông tin, kiểm tra hàng và thanh toán trực tiếp, gây phiền hà cho khách trong trường hợp cần hàng gấp.
2.2 Đối với người bán
– Ưu điểm:
- Tạo niềm tin với khách hàng: Giao hàng ship COD là lựa chọn lý tưởng để tạo sự tin tưởng cho người mua, nhất là với những khách lần đầu mua hàng, nhóm đối tượng thường lo ngại bị lừa đảo khi phải thanh toán trước.
- Tăng tỷ lệ chốt đơn: Khả năng cho khách thanh toán sau khi nhận hàng giúp quá trình ra quyết định mua nhanh hơn, từ đó gia tăng tỷ lệ đơn hàng thành công.
- Giảm hàng tồn kho: Vì ship COD thúc đẩy hành vi mua hàng ngay lập tức, sản phẩm được luân chuyển liên tục, giúp giảm nguy cơ tồn kho.
- Mở rộng tệp khách hàng: Hình thức này đặc biệt hiệu quả với những khách hàng chưa quen hoặc chưa có điều kiện sử dụng các phương thức thanh toán trực tuyến – góp phần mở rộng phạm vi tiếp cận thị trường.
– Nhược điểm:
- Chậm thu hồi tiền: Người bán không nhận được tiền ngay mà phải chờ đơn vị vận chuyển sẽ tạm giữ vài ngày để đối soát (tùy quy định của mỗi công ty vận chuyển).
- Thêm chi phí: Ship COD thường phát sinh phí thu hộ và phí hoàn hàng nếu khách từ chối nhận, làm tăng chi phí vận hành.
- Rủi ro giao dịch: Có thể nhận tiền trễ hoặc không nhận được tiền nếu gặp phải đơn vị vận chuyển thiếu uy tín.
3. Các loại hình ship COD phổ biến hiện nay
Hiện nay, ship COD được triển khai theo nhiều hình thức khác nhau, tùy vào cách thức vận hành, hành vi giao hàng, phương thức thanh toán và phạm vi vận chuyển của người bán. Vậy đâu là loại hình được lựa chọn phổ biến nhất và lợi ích của nó là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay bên dưới nhé!
3.1. Ship COD tự giao
Đây là hình thức ship COD mà người bán tự mình mang hàng đến giao tận tay khách và thu tiền trực tiếp, không thông qua đơn vị vận chuyển. Ship COD tự giao thường phù hợp với shop nhỏ, cá nhân bán hàng online hoặc các đơn hàng trong phạm vi gần. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển, tối ưu lợi nhuận.
- Chủ động thời gian và quy trình giao hàng, hạn chế rủi ro thất lạc.
- Tăng sự tin tưởng, tạo kết nối trực tiếp giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn và dễ xây dựng tệp khách hàng trung thành.
3.2. Ship COD thuê shipper
Với hình thức này, người bán thuê một đơn vị giao hàng hoặc shipper độc lập để thực hiện giao hàng COD. Đây là lựa chọn linh hoạt cho các shop không có đủ nguồn lực hoặc không muón quản lý việc vận chuyển hàng hóa.
Ưu điểm nổi bật:
- Tiết kiệm thời gian, giúp người bán tập trung vào kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
- Mở rộng phạm vi giao hàng, tiếp cận được nhiều khách hơn ở nhiều khu vực khác nhau.
- Linh hoạt và chuyên nghiệp, nhờ tận dụng mạng lưới vận chuyển sẵn có của các đối tác giao hàng.
3.3. Ship COD qua các sàn thương mại điện tử
Ngày nay, hầu hết các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki đều tích hợp sẵn hình thức ship COD. Với hình thức này, người bán gần như không phải trực tiếp xử lý khâu giao nhận mà toàn bộ quá trình xác nhận đơn, vận chuyển và thu tiền đều do sàn phụ trách. Người bán chỉ cần đăng sản phẩm và chuẩn bị hàng hóa theo quy trình được hướng dẫn.
Ưu điểm nổi bật:
- Toàn bộ đơn hàng được theo dõi và xử lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp người bán dễ dàng quản lý và kiểm soát tiến độ giao hàng.
- Các sàn lớn thường có chính sách bảo vệ quyền lợi cho cả người mua và người bán, giúp đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch.
- Nhờ lượng người dùng đông đảo của sàn, người bán có cơ hội đưa sản phẩm đến hàng triệu khách hàng mà không cần đầu tư nhiều vào marketing.
3.4. Ship COD qua đơn vị vận chuyển
Đây là hình thức ship COD phổ biến nhất hiện nay, khi người bán sử dụng dịch vụ của các đơn vị vận chuyển trung gian như ToTTOT, Viettel Post, GHN, GHTK,… để giao hàng và thu tiền hộ.
Quy trình khá đơn giản: người bán chỉ cần tạo đơn hàng, đóng gói sản phẩm và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Từ đó, toàn bộ công đoạn giao hàng và thu hộ sẽ do bên vận chuyển đảm nhiệm. Sau khi hoàn tất đơn, tiền thu được sẽ được chuyển lại cho người bán theo chu kỳ đối soát đã thỏa thuận.
Ưu điểm chính:
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực, người bán không cần tự quản lý đội ngũ giao hàng.
- Nhờ mạng lưới hoạt động rộng khắp trên toàn quốc, các đơn vị vận chuyển giúp người bán dễ dàng tiếp cận và phục vụ khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau.
- Các bên vận chuyển cung cấp đa dạng dịch vụ với nhiều mức giá và tốc độ giao hàng khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng mô hình kinh doanh.
4. Quy trình ship COD diễn ra như thế nào?
Giao hàng ship COD ngày càng phổ biến trong lĩnh vực bán hàng online nhờ sự linh hoạt và tiện lợi. Do đó, việc nắm rõ quy trình ship COD sẽ giúp người bán quản lý đơn hàng hiệu quả, hạn chế rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình ship COD:
– Bước 1: Xác nhận đơn và chuẩn bị hàng hóa
Ngay khi nhận được đơn đặt hàng, người bán cần xác nhận thông tin, sau đó tiến hành đóng gói hàng hóa cẩn thận, đảm bảo đúng quy cách, có thể kèm hóa đơn hoặc phiếu bảo hành nếu cần thiết.
– Bước 2: Tạo đơn giao hàng và đăng ký dịch vụ ship COD
Người bán tạo đơn trên hệ thống của đơn vị vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử. Trong bước này, cần điền đầy đủ thông tin người nhận, giá trị thu hộ (COD), địa chỉ giao hàng và lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp (giao thường, giao nhanh, giao hẹn giờ…).
– Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Người bán có thể mang hàng ra bưu cục gần nhất hoặc đặt lịch hẹn để shipper đến lấy hàng tận nơi. Từ đây, đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận và chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình giao hàng cho khách.
– Bước 4: Theo dõi trạng thái đơn hàng
Trong quá trình vận chuyển, chủ shop có thể theo dõi trạng thái đơn hàng thông qua website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển. Điều này giúp kiểm soát tiến độ giao hàng và xử lý kịp thời nếu xảy ra sự cố (như giao không thành công, người nhận từ chối nhận hàng…).
– Bước 5: Thu hộ và chuyển tiền cho người bán
Khi giao hàng thành công, đơn vị vận chuyển sẽ thu tiền mặt hoặc thanh toán điện tử từ người nhận. Số tiền này sẽ được đối soát và chuyển khoản lại cho người bán theo thời gian đã đăng ký.
5. Các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng ship COD
5.1. Cước phí vận chuyển
– Chi phí dịch vụ: So với thanh toán online, giao hàng ship COD thường phát sinh thêm phí thu hộ, khiến tổng chi phí vận chuyển tăng. Người bán cần cân nhắc kỹ lưỡng để phân bổ chi phí hợp lý, có thể cộng dồn vào giá bán hoặc hỗ trợ một phần phí ship cho khách nhằm duy trì sức cạnh tranh.
– Chi phí hoàn hàng: Trong trường hợp khách từ chối nhận hàng, bạn có thể phải chịu thêm chi phí hoàn hàng. Điều này làm ảnh hưởng đến lợi nhuận, đặc biệt với đơn hàng giá trị thấp hoặc biên lợi nhuận mỏng.
5.2. Thời gian thu – hoàn tiền
– Thời gian giao hàng: Thời gian giao thường phụ thuộc vào vị trí địa lý và tình trạng vận hành của đơn vị vận chuyển. Người bán cần thông báo trước cho khách về thời gian giao dự kiến và chủ động theo dõi tiến trình để tránh khiếu nại hoặc hiểu lầm không đáng có.
– Thời gian thu tiền: Thời gian nhận được tiền từ đơn vị vận chuyển có thể kéo dài, đặc biệt với những đơn hàng giao xa. Do đó, chủ shop cần lưu ý để quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.
5.3. Những rủi ro có thể gặp phải
– Khách từ chối nhận hàng: Đây là một trong những rủi ro phổ biến nhất. Để hạn chế tình trạng này, người bán nên xác nhận đơn kỹ lưỡng trước khi giao, thậm chí có thể yêu cầu đặt cọc trước với khách hàng mới hoặc đơn hàng giá trị cao.
– Hàng hóa hư hỏng, thất lạc: Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị va đập, móp méo hoặc thất lạc. Người bán nên lựa chọn đối tác uy tín, đóng gói cẩn thận, dán nhãn “Hàng dễ vỡ” nếu cần, và sử dụng dịch vụ bảo hiểm vận chuyển với các đơn giá trị lớn.
5.4. Chính sách của từng đơn vị vận chuyển
– Chính sách hoàn trả và khiếu nại: Mỗi đơn vị vận chuyển có quy định khác nhau về hoàn trả, khiếu nại hoặc bồi thường. Nhà kinh doanh cần nắm rõ các chính sách này để chủ động hơn khi xảy ra việc ngoài ý muốn.
– Chính sách bảo mật thông tin: Đảm bảo đơn vị vận chuyển có chính sách bảo mật tốt, bảo vệ thông tin cá nhân của bên mua lẫn bên người bán.
6. Kinh nghiệm khi sử dụng dịch vụ ship COD
Dịch vụ thu hộ ship COD là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh online. Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp bạn giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả khi sử dụng ship COD:
6.1. Chọn đơn vị uy tín, cước phí tốt
Hiện nay, sự xuất hiện của rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ ship COD khiến chủ shop cảm thấy phân vân khi đưa ra lựa chọn đâu là nơi uy tín. Bạn nên tìm hiểu kỹ về dịch vụ và mức phí, trong đó ưu tiên các đối tác có hệ thống quản lý đơn hàng minh bạch, dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình và chính sách bảo hiểm rõ ràng.
6.2. Kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng
Việc nhập sai thông tin người nhận hoặc mô tả hàng hóa không chính xác có thể dẫn đến việc giao hàng COD không thành công, gây thiệt hại về thời gian và chi phí. Trước khi gửi đi, hãy kiểm tra cẩn thận các thông tin như: tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ cụ thể, loại hàng hóa, số lượng và phần ghi chú (nếu có). Việc chuẩn hóa thông tin đơn hàng không chỉ giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Ngoài ra, đừng quên kiểm tra trạng thái đơn hàng trên hệ thống của hãng vận chuyển để cập nhật thông tin mới nhất và kịp thời điều chỉnh nếu cần.
6.3. Chủ động đối soát COD định kỳ
Quản lý dòng tiền là yếu tố then chốt trong kinh doanh online. Vì vậy, bạn nên đối soát số tiền thu hộ thường xuyên với đơn vị vận chuyển, đặc biệt nếu phải xử lý nhiều đơn hàng mỗi ngày. Điều này giúp chủ shop phát hiện kịp thời các sai lệch, đồng thời kiểm soát được tiến độ thanh toán và tránh tình trạng thất thoát doanh thu.
6.4. Lưu giữ hoá đơn, chứng từ
Chủ shop nên lưu lại toàn bộ giấy tờ liên quan đến đơn hàng như: hóa đơn bán hàng, biên nhận giao hàng, mã vận đơn, chứng từ đối soát… Việc này không chỉ giúp kiểm soát dòng tiền minh bạch mà còn là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu khi xảy ra sai sót, khiếu nại hoặc cần báo cáo tài chính.
7. Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng ship COD
7.1. Cước phí dịch vụ ship COD tại ToTTOT là bao nhiêu?
Khi sử dụng dịch vụ ship COD, người gửi sẽ cần thanh toán một khoản phí thu hộ, thường được tính dựa trên giá trị đơn hàng. Mức phí phổ biến hiện nay dao động từ 1% – 1,5% giá trị đơn hàng. Tuy nhiên tại ToTTOT, mức phí chỉ từ 0.5% giá trị đơn hàng. Với các đơn hàng từ 3 triệu đồng trở lên sẽ được miễn phí ship COD.
7.2. Có xảy ra rủi ro khi sử dụng dịch vụ ship COD không?
Ship COD là hình thức giao hàng phổ biến và tương đối an toàn, đặc biệt khi hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín. Tuy nhiên, rủi ro vẫn có thể xảy ra, phổ biến nhất là việc “bom hàng”. Để giảm thiểu tình trạng này, chủ shop nên xác nhận đơn hàng rõ ràng trước khi gửi, đồng thời kiểm tra kỹ thông tin người nhận để đảm bảo đơn được xử lý hiệu quả.
7.3. Thời gian nhận tiền ship COD trong bao lâu?
Thông thường, thời gian nhận tiền ship COD là từ 2 – 5 ngày làm việc sau khi giao hàng thành công. Khoảng thời gian này còn phụ thuộc vào quy trình đối soát và chuyển khoản của từng đơn vị vận chuyển.
7.4. Chủ shop có thể nhận tiền thu hộ COD bằng cách nào?
Tiền thu hộ từ ship COD có thể được hoàn trả thông qua nhiều phương thức như tiền mặt, chuyển khoản… Tại ToTTOT, tiền thu hộ sẽ được chuyển khoản trực tiếp đến tài khoản của chủ shop theo thông tin đã đăng ký ban đầu.
7.5. Vì sao chủ shop không nhận được tiền thanh toán COD?
Nguyên nhân có thể do sai số tài khoản, ngân hàng hoặc địa chỉ không khớp. Trước tiên, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin thanh toán đã cung cấp. Nếu mọi thứ đều chính xác, hãy chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ xử lý kịp thời.
