Trong thời đại số, quản lý tồn kho đã trở thành một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Vậy làm sao để doanh nghiệp kiểm soát kho hiệu quả, tối ưu chi phí và đảm bảo vận hành trơn tru? Hãy cùng ToTTOT khám phá 12 phương pháp quản lý tồn kho phổ biến trong bài viết này nhé!
1. Quản lý tồn kho là gì?
Quản lý tồn kho (Inventory Management) là quá trình kiểm soát, theo dõi và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động liên quan đến việc đặt hàng, lưu trữ, luân chuyển và sử dụng hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh mà không gây ra tình trạng dư thừa hay thiếu hụt.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm: nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm hoặc thành phẩm. Việc quản lý hàng tồn kho tốt sẽ góp phần duy trì chất lượng sản phẩm, tối ưu chi phí lưu kho, nâng cao hiệu suất hoạt động và tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp:
- Duy trì dòng tiền ổn định nhờ kiểm soát lượng hàng lưu kho hợp lý.
- Nâng cao khả năng phản ứng với biến động của thị trường.
- Giảm thiểu rủi ro gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Ngược lại, việc quản lý tồn kho kém có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng vốn bị “giam” trong kho, tồn đọng hàng lỗi thời, thiếu nguyên liệu sản xuất, từ đó làm gián đoạn hoạt động và giảm lợi nhuận.
2. Tại sao quản lý tồn kho lại quan trọng với doanh nghiệp?
Trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ và xu hướng bán hàng đa kênh ngày càng phổ biến như ngày nay, việc quản lý hàng tồn kho trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và vận hành hiệu quả. Hàng trăm, thậm chí hàng ngàn giao dịch có thể diễn ra mỗi ngày, yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm soát chính xác tình trạng hàng hóa để kịp thời phản ứng trước nhu cầu thị trường.
Do đó, một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát, cập nhật hàng hóa, tồn kho một cách chính xác mà còn hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Những lợi ích của việc quản lý tồn kho có thể kể đến như:
2.1. Cân bằng số lượng hàng hóa tối thiểu
Mỗi doanh nghiệp đều cần duy trì một lượng hàng hóa tối thiểu để đảm bảo đáp ứng các đơn hàng kịp thời hoặc không làm gián đoạn hoạt động sản xuất. Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm và số lượng để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho và nâng cao hiệu suất vận hành.
2.2. Tối ưu vòng quay tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho là chỉ số phản ánh tốc độ luân chuyển hàng hóa trong kho. Việc theo dõi chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng hàng hóa và năng suất bán hàng.
Một hệ thống quản trị hàng tồn kho bài bản sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện kịp thời các dấu hiệu bất thường như hàng tồn lâu, chậm bán, từ đó có những phương án kiểm kê, xuất – nhập hàng tương ứng để đảm bảo quy trình kinh doanh được vận hành liên tục, hiệu quả.
2.3. Tăng sự hài lòng của khách hàng
Khách hàng hiện nay ngày càng đề cao trải nghiệm mua sắm nhanh chóng và tiện lợi. Việc giao hàng chậm trễ do hết hàng hoặc sai sót trong kiểm soát mua hàng tồn kho có thể làm giảm đáng kể mức độ hài lòng, thậm chí khiến bạn đánh mất đi những khách hàng tiềm năng. Ngược lại, cách quản lý tồn kho hiệu quả cho phép doanh nghiệp dự báo được xu hướng tiêu dùng, đảm bảo luôn có sẵn hàng để phục vụ, từ đó nâng cao chất lượng và uy tín thương hiệu.
2.4. Tăng hiệu quả sử dụng vốn
Hàng tồn kho luôn chiếm một phần không nhỏ trong nguồn vốn của doanh nghiệp. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, lượng hàng tồn nếu để trong thời gian dài sẽ gây ra lãng phí và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xoay vòng vốn. Việc nắm bắt được chính xác số lượng, phân loại hàng hóa và cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp người chủ doanh nghiệp có phương án phân bổ ngân sách hợp lý và sử dụng dòng vốn hiệu quả hơn.
2.5. Cải thiện dòng tiền, tối ưu đơn hàng
Tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu (số lượng hàng bán được) và chi phí (số sản phẩm cần nhập). Cả hai yếu tố này đều tác động đáng kể đến tài sản lưu động của doanh nghiệp. Khi kiểm soát tốt tồn kho, doanh nghiệp sẽ có cơ sở dữ liệu để đưa ra kế hoạch nhập hàng chính xác, tối ưu quy trình mua – bán, từ đó cải thiện dòng tiền và nâng cao khả năng ứng phó với các biến động tài chính trong ngắn và dài hạn.
3. Các loại hàng tồn kho phổ biến cần quản lý
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc phân loại hàng tồn kho đóng vai trò then chốt giúp nhà kinh doanh kiểm soát tốt quy trình vận hành, tối ưu chi phí và đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Dưới đây là những loại hàng tồn kho phổ biến mà doanh nghiệp nên biết:
3.1. Nguyên vật liệu thô (Raw Materials)
Nguyên vật liệu thô là những vật liệu đầu vào cơ bản, chưa qua chế biến, được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh. Việc duy trì một lượng nguyên liệu đầu vào hợp lý giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sản xuất, đồng thời giảm thiểu rủi ro gián đoạn do thiếu hụt nguồn cung.
Ví dụ: Gỗ dùng trong ngành nội thất, bông vải trong ngành may mặc, kim loại trong sản xuất cơ khí,..
3.2. Hàng đang sản xuất (Work-in-Process – WIP)
Đây là các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa được hoàn thiện. Việc kiểm soát tốt loại tồn kho này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tiến độ sản xuất và tối ưu hóa quy trình vận hành. Ngoài ra, quản lý hàng đang sản xuất cũng giúp công ty sớm phát hiện điểm nghẽn, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực không cần thiết.
Ví dụ: Linh kiện điện tử đang lắp ráp, quần áo đang trong công đoạn may thêu,…
3.3. Thành phẩm (Finished Goods)
Thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn chỉnh, đạt tiêu chuẩn về chất lượng và sẵn sàng bán ra thị trường. Quản lý tồn kho thành phẩm hiệu quả giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng và tối ưu doanh thu.
Ví dụ: Máy tính hoàn chỉnh, xe ô tô xuất xưởng, điện thoại đã lắp ráp, hộp mỹ phẩm đã đóng gói hoàn tất…
3.4. Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (Maintenance, Repair, and Operations – MRO)
MRO là nhóm hàng hóa phục vụ cho công tác bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa và vận hành máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng trong doanh nghiệp… Dù không tham gia trực tiếp vào quy trình tạo ra sản phẩm, nhưng MRO lại là yếu tố cần thiết để duy trì và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ví dụ: Dầu nhớt, hóa chất, thiết bị bảo hộ, bộ dụng cụ bảo trì, sửa chữa máy móc,…
3.5. Hàng tồn kho dự trữ (Safety Stock)
Hàng tồn kho dự trữ, hay còn gọi là tồn kho an toàn, là lượng hàng hóa được giữ lại nhằm đối phó với những biến động bất ngờ về nhu cầu thị trường hoặc gián đoạn nguồn cung. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng ngay cả trong những điều kiện bất lợi.
Ví dụ: Lượng hàng dự phòng trong mùa cao điểm hay nguyên liệu dự trữ khi nhà cung cấp gặp sự cố,…
4. 12 phương pháp quản lý tồn kho phổ biến hiện nay
Quản lý tồn kho là một trong những khâu then chốt trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng như hiện nay. Để đảm bảo cách quản lý tồn kho hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình quản lý tồn kho phù hợp với đặc điểm ngành nghề, quy mô hoạt động và mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Dưới đây là các phương pháp quản lý hàng tồn kho được áp dụng phổ biến và đem lại hiệu quả thực tiễn cao:
4.1. Mô hình phân tích ABC (ABC Analysis)
Phân tích ABC là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để phân loại hàng tồn kho theo tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Mô hình này áp dụng nguyên lý Pareto (80/20), cho rằng phần lớn giá trị kho hàng thường đến từ một phần nhỏ sản phẩm.
Cách phân loại trong mô hình ABC:
– Nhóm A: Chiếm khoảng 20% số lượng hàng tồn kho nhưng đóng góp tới 70-80% tổng giá trị. Đây là nhóm cần được kiểm soát chặt chẽ, cập nhật tồn kho thường xuyên và có kế hoạch nhập – xuất rõ ràng. Ví dụ: linh kiện quan trọng, sản phẩm chủ lực.
– Nhóm B: Chiếm khoảng 30% về số lượng và đóng góp từ 15-25% giá trị. Mức độ kiểm soát vừa phải, phù hợp với hàng hóa có giá trị trung bình, nhưng vẫn ảnh hưởng đến hiệu suất.
– Nhóm C: Chiếm 50% về số lượng nhưng chỉ đóng góp khoảng 5-10% giá trị. Nhóm này thường là các sản phẩm phụ, chi tiết nhỏ, có thể quản lý linh hoạt hơn với chi phí kiểm soát thấp.
Ưu điểm:
– Tập trung nguồn lực vào các sản phẩm mang lại giá trị cao nhất, thay vì phân bổ dàn trải.
– Giảm chi phí lưu kho nhờ phân loại và kiểm soát tồn kho hợp lý.
– Tăng hiệu quả kiểm kê, dễ dàng xác định mức độ ưu tiên khi nhập hàng.
Nhược điểm:
– Dễ sai lệch nếu phân loại không dựa trên dữ liệu thực tế.
– Cần cập nhật, phân tích thường xuyên để duy trì hiệu quả.
– Khó triển khai nếu doanh nghiệp thiếu hệ thống quản lý kho phù hợp.
4.2. EOQ (Economic Order Quantity)
EOQ (Economic Order Quantity) hay còn gọi là số lượng đặt hàng kinh tế, số lượng mua tài chính hoặc số lượng mua kinh tế là một mô hình quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng hóa tối ưu cần đặt trong mỗi lần nhập kho. Mục tiêu của mô hình này là cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ hàng hóa, từ đó tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Mô hình EOQ đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu đặt hàng ổn định và có khả năng kiểm soát tốt về kế hoạch nhập – xuất kho, nhất là trong các lĩnh vực sản xuất quy mô lớn hoặc yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt như dược phẩm, thực phẩm, linh kiện kỹ thuật…
EOQ được tính theo công thức:
EOQ = √ (2DS/H)
Trong đó:
- EOQ: Số lượng đặt hàng tối ưu
- D: Nhu cầu hàng hóa trong một khoảng thời gian xác định (thường tính theo năm)
- S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
- H: Chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị hàng hóa trong kỳ
Để áp dụng công thức EOQ hiệu quả, doanh nghiệp cần có dữ liệu đầy đủ và chính xác về ba yếu tố trên. Trong đó, chi phí đặt hàng bao gồm các khoản liên quan đến quy trình đặt mua hàng tồn kho, xử lý chứng từ, giao nhận, kiểm tra. Chi phí lưu kho gồm chi phí thuê kho, nhân sự, bảo hiểm, khấu hao, hư hao, và các khoản chi phí bảo quản khác. Nhu cầu hàng năm được ước tính từ kế hoạch bán hàng hoặc dữ liệu lịch sử tiêu thụ.
Ưu điểm:
– Doanh nghiệp có thể tối ưu tổng chi phí tồn kho bằng cách xác định điểm cân bằng giữa tần suất đặt hàng và lượng hàng lưu trữ.
– Công thức tính toán đơn giản, dễ áp dụng với các doanh nghiệp có nhu cầu đặt hàng ổn định.
– Hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng chính xác, giảm rủi ro thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.
Nhược điểm:
– Giả định nhu cầu thị trường ổn định nên dễ thiếu linh hoạt nếu ở trong môi trường biến động.
– Không tính đến các yếu tố thực tế khác như chiết khấu mua số lượng lớn, rủi ro cung ứng hoặc biến động giá.
– Đòi hỏi dữ liệu đầu vào chính xác mới đảm bảo kết quả có giá trị ứng dụng.
4.3. POQ (Production Order Quantity)
POQ (Production Order Quantity) – sản lượng đặt hàng theo lô sản xuất là một mô hình quản lý tồn kho được thiết kế để phù hợp với môi trường sản xuất liên tục hoặc bán liên tục. Thay vì đặt hàng và nhận hàng ngay lập tức như trong mô hình EOQ, POQ giả định rằng hàng hóa được sản xuất và nhập kho dần dần trong suốt chu kỳ sản xuất.
Mô hình POQ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp vừa sản xuất, vừa tiêu thụ hoặc phân phối hàng hóa, đặc biệt khi quy trình sản xuất có tính chu kỳ, linh hoạt theo nhu cầu thực tế.
Công thức tính POQ:
POQ = √[2DS / H(1 – D/P)]
Trong đó:
- POQ: Sản lượng đặt hàng tối ưu theo chu kỳ sản xuất
- D: Nhu cầu tiêu thụ hàng năm
- S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng hoặc thiết lập sản xuất
- H: Chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị hàng hóa mỗi năm
- P: Tốc độ sản xuất hàng năm (với điều kiện P > D)
Ưu điểm:
– Giảm lượng tồn kho trung bình nhờ việc phân bổ sản xuất và tiếp nhận hàng hóa theo chu kỳ.
– Dễ kiểm soát sản xuất khi thị trường có biến động.
– Hạn chế tồn kho dồn dập, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho đáng kể.
Nhược điểm:
– Khó mở rộng sản lượng kịp thời nếu nhu cầu tăng đột ngột.
– Không phù hợp với sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt.
– Tăng áp lực quản lý đơn hàng và giám sát tiến độ sản xuất liên tục.
4.4. JIT (Just In Time)
JIT (Just In Time) là mô hình quản lý tồn kho nhằm giảm tối đa lượng hàng dự trữ bằng cách chỉ nhập nguyên vật liệu hoặc sản xuất khi thực sự cần thiết. Thay vì tích trữ, doanh nghiệp sẽ đồng bộ các hoạt động về cung ứng, sản xuất và giao hàng theo đúng nhu cầu thực tế.
Khác với các mô hình truyền thống như EOQ hay POQ, JIT tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất và giảm chi phí vận hành. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả, mô hình này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chuỗi cung ứng ổn định, hệ thống quản trị chính xác và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và nhà cung cấp.
Toyota là ví dụ điển hình về áp dụng JIT thành công trong ngành ô tô, giúp giảm chi phí lưu kho, hạn chế lãng phí và nâng cao hiệu suất sản xuất. Ngoài ra, JIT cũng được sử dụng phổ biến trong các ngành như thực phẩm tươi sống, hàng tiêu dùng nhanh, điện tử – nơi tốc độ luân chuyển hàng hóa cao và yêu cầu tồn kho thấp.
Ưu điểm:
– Giảm đáng kể chi phí lưu kho và rủi ro hao hụt hàng hóa.
– Tối ưu hóa dòng tiền nhờ giảm lượng vốn bị giam trong kho.
– Nâng cao hiệu suất sản xuất thông qua quy trình vận hành tinh gọn, ít lãng phí.
Nhược điểm:
– Phụ thuộc cao vào sự đúng hạn và ổn định của nhà cung cấp.
– Dễ gián đoạn sản xuất nếu chuỗi cung ứng gặp sự cố bất ngờ.
– Khó triển khai nếu doanh nghiệp không có quy trình vận hành nhất quán, đồng bộ hoặc nhu cầu thay đổi liên tục.
4.5. VMI (Vendor Managed Inventory)
Trong khi nhiều doanh nghiệp tự theo dõi và đặt hàng để duy trì mức tồn kho cần thiết, mô hình VMI (Vendor Managed Inventory) lại đưa ra một cách tiếp cận hoàn toàn khác: giao quyền quản lý tồn kho trực tiếp cho nhà cung cấp. Đây là một mô hình hợp tác chiến lược, trong đó nhà cung cấp không chỉ bán hàng, mà còn đóng vai trò như một “người quản lý kho” thay cho khách hàng.
Thông qua hệ thống dữ liệu kết nối hai chiều, nhà cung cấp sẽ chủ động theo dõi mức tiêu thụ thực tế tại kho của khách hàng và tự quyết định thời điểm cũng như số lượng cần bổ sung. Việc này giúp đảm bảo nguồn cung liên tục, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.
Mô hình VMI thường được áp dụng trong các chuỗi bán lẻ, siêu thị, điện máy, ngành tiêu dùng nhanh (FMCG) hoặc giữa các sản xuất và phân phối lớn.
Ưu điểm:
– Giảm tải khối lượng công việc cho doanh nghiệp trong khâu theo dõi và đặt hàng.
– Đảm bảo hàng hóa được bổ sung đều đặn, đáp ứng tốt nhu cầu tiêu thụ thực tế.
– Tăng sự kết nối và hiệu quả hợp tác giữa nhà cung cấp và khách hàng trong chuỗi cung ứng.
Nhược điểm:
– Khó kiểm soát chặt chẽ hàng tồn nếu không có quy trình giám sát song song.
– Phụ thuộc vào mức độ chuyên nghiệp, minh bạch và khả năng dự báo của nhà cung cấp.
– Có thể phát sinh xung đột lợi ích nếu hai bên không thống nhất mục tiêu tồn kho rõ ràng.
4.6. MOQ (Minimum Order Quantity)
Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể đặt mua đúng số lượng mình cần. Trong nhiều trường hợp, nhà cung cấp sẽ yêu cầu khách hàng mua với số lượng tối thiểu – đó chính áp dụng của mô hình MOQ.
MOQ (Minimum Order Quantity) hay số lượng đặt hàng tối thiểu là một điều kiện giao dịch thường được các nhà cung cấp đưa ra nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế trong sản xuất và phân phối.
Mỗi đơn hàng cần đạt một mức số lượng tối thiểu nhất định để được chấp nhận hoặc để hưởng mức giá ưu đãi. Đây không chỉ là một yêu cầu mua bán đơn thuần, mà còn là công cụ đàm phán hiệu quả, được áp dụng rộng rãi trong các ngành như sản xuất, bao bì, thời trang, điện tử hoặc vật tư công nghiệp…
Về phía nhà cung cấp, MOQ giúp cân đối chi phí vận hành, tối ưu sản lượng và xây dựng kế hoạch sản xuất, lưu kho hiệu quả hơn. Tuy nhiên với người mua, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, MOQ có thể là một rào cản lớn nếu khả năng tiêu thụ còn hạn chế hoặc dòng tiền chưa ổn định.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã chủ động đàm phán lại MOQ với nhà cung cấp dựa trên dự báo nhu cầu, tần suất nhập hàng hoặc mối quan hệ hợp tác lâu dài nhằm tạo ra sự linh hoạt hơn trong vận hành mà vẫn đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
Ưu điểm:
– Giá thành trên mỗi đơn vị thường thấp hơn khi đặt hàng số lượng lớn.
– Đảm bảo nguồn cung ổn định trong thời gian dài, tránh đứt gãy sản xuất.
– Tạo điều kiện cho nhà cung cấp hoạch định sản xuất và phân phối hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
– Dễ phát sinh hàng tồn kho nếu nhu cầu tiêu thụ không đạt kỳ vọng.
– Gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp khi phải đặt mua vượt quá khả năng sử dụng thực tế.
– Giới hạn sự linh hoạt trong việc thử nghiệm sản phẩm mới hoặc thay đổi nhà cung cấp.
4.7. QDM (Quantity Discount Model)
Khi nhận được ưu đãi giảm giá theo số lượng từ nhà cung cấp, doanh nghiệp thường sẽ phân vân tự hỏi rằng: “Liệu có nên mua thêm để được chiết khấu?” Mô hình QDM ra đời để giúp giải bài toán kinh tế đằng sau quyết định tưởng chừng đơn giản này.
QDM (Quantity Discount Model) là phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mua hàng khi nhà cung cấp áp dụng chính sách giảm giá theo số lượng.
Trong tình huống này, người mua cần tính toán điểm cân bằng giữa hai yếu tố: giá mua thấp hơn nếu đặt hàng số lượng lớn và chi phí tồn kho tăng lên do lưu trữ nhiều hàng hơn. QDM giúp giải bài toán: đặt bao nhiêu hàng là tối ưu để vừa được chiết khấu, vừa không làm tăng chi phí lưu kho quá mức.
Cách tính Q tối ưu trong QDM:
Q = √(2DS / C × Vr)
hoặc
Q = √(2DS / H) với H = C × Vr
Trong đó:
- Q: số lượng đặt hàng tối ưu tại từng mức chiết khấu
- D: nhu cầu hàng năm
- S: chi phí cho mỗi lần đặt hàng
- C: tỷ lệ chi phí lưu trữ tính theo giá trị hàng hóa
- Vr: đơn giá mua tại mỗi mức chiết khấu
Sau khi tính được Q tại từng mức giá, doanh nghiệp tiếp tục tính tổng chi phí (C) theo công thức:
C = Vr × D + (D / Q) × S + (Q / 2) × H
Kết quả cuối cùng sẽ là mức Q cho tổng chi phí thấp nhất. Đây mới chính là lựa chọn tối ưu.
Ưu điểm:
– Tối ưu hóa chi phí mua hàng nhờ tận dụng chính sách chiết khấu theo số lượng.
– Cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho để đưa ra quyết định kinh tế nhất.
– Phù hợp với doanh nghiệp mua hàng định kỳ hoặc có thể dự trữ dài hạn.
Nhược điểm:
– Đòi hỏi phân tích kỹ lưỡng từng kịch bản giá, lưu kho và tiêu thụ.
– Tăng nguy cơ tồn kho dư thừa nếu tiêu thụ thực tế thấp hơn kỳ vọng.
– Không phù hợp với sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc rủi ro giảm giá theo thời gian.
4.8. Phương pháp FIFO (First In, First Out)
FIFO (First In, First Out) là một trong những cách quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp này ưu tiên xuất kho những sản phẩm được nhập vào trước.
FIFO đặc biệt phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng, hàng dễ hỏng hoặc có chu kỳ thay đổi công nghệ nhanh như thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử. Việc ưu tiên xuất kho những lô hàng nhập trước không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn hạn chế nguy cơ tồn kho hư hỏng hay lỗi thời.
Ưu điểm:
– Đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.
– Hạn chế tối đa hàng hóa bị lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng.
Nhược điểm:
– Khi giá nhập tăng, có thể khiến giá vốn hàng bán thấp, làm tăng thuế thu nhập.
– Quản lý phức tạp nếu không có hệ thống theo dõi chặt chẽ.
4.9. Phương pháp LIFO (Last In, First Out)
Trái ngược với FIFO, LIFO ưu tiên xuất kho những sản phẩm được nhập sau cùng. Phương pháp này tuy ít được sử dụng hơn FIFO nhưng lại có giá trị nhất định trong các ngành có đặc điểm hàng hóa ít bị ảnh hưởng bởi thời gian như nguyên vật liệu công nghiệp, kim loại, vật tư xây dựng…
Ngoài ra, LIFO cũng có ý nghĩa tài chính nhất định khi trong bối cảnh giá cả leo thang, doanh nghiệp có thể ghi nhận giá vốn hàng bán cao hơn, từ đó giảm lợi nhuận kế toán và giảm gánh nặng thuế.
Ưu điểm:
– Ghi nhận giá vốn hàng bán cao, giúp giảm thuế thu nhập.
– Thích hợp cho hàng hóa bền vững, không ảnh hưởng bởi thời gian lưu trữ.
Nhược điểm:
– Không phù hợp với sản phẩm có hạn sử dụng hoặc yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt.
– Giá trị tồn kho dễ sai lệch so với thực tế.
4.10. Phương pháp FEFO (First Expired, First Out)
Thay vì quản lý theo thời điểm nhập kho, phương pháp FEFO (First Expired, First Out) sắp xếp hàng tồn kho dựa trên hạn sử dụng. Những sản phẩm có hạn gần nhất sẽ được ưu tiên xuất kho trước, giúp kiểm soát rủi ro về chất lượng và giảm thiểu thiệt hại do hết hạn.
FEFO đặc biệt quan trọng trong các ngành như thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm – nơi việc đưa sản phẩm tới người tiêu dùng đúng hạn là yếu tố sống còn. Đây cũng là tiêu chuẩn thường được yêu cầu trong hệ thống kiểm định chất lượng và truy xuất nguồn gốc.
Ưu điểm:
– Giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn sử dụng.
– Đáp ứng yêu cầu về an toàn, truy xuất và chất lượng sản phẩm.
– Tối ưu hiệu suất sử dụng hàng hóa trong kho.
Nhược điểm:
– Đòi hỏi hệ thống phần mềm quản lý có khả năng theo dõi hạn sử dụng chính xác.
– Khó quản lý thủ công nếu số lượng mặt hàng lớn.
4.11. Phân tích bình quân gia quyền (WACC)
Khi giá nhập hàng liên tục biến động hoặc số lượng giao dịch lớn, việc xác định chính xác giá vốn cho từng lần xuất kho có thể gây khó khăn. Trong bối cảnh đó, phương pháp bình quân gia quyền được xem là giải pháp thực tiễn, giúp đơn giản hóa việc định giá hàng tồn kho.
Theo cách tiếp cận này, giá trị của hàng hóa được tính dựa trên mức trung bình giữa các lần nhập hàng trong cùng kỳ kế toán, thay vì theo từng lô cụ thể. Sau mỗi lần nhập, giá trung bình được cập nhật lại để áp dụng cho các lần xuất kho tiếp theo.
Công thức tính giá bình quân gia quyền:
Giá bình quân = Tổng giá trị hàng tồn kho / Tổng số lượng hàng tồn kho
Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp thương mại, bán lẻ, hoặc sản xuất hàng tiêu dùng nhanh,…nơi khối lượng hàng hóa lớn và ít có sự khác biệt về chủng loại.
4.12. Phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên
Trong quá trình quản lý tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ hay kê khai thường xuyên hoặc thậm chí kết hợp cả hai để nhằm đảm bảo độ chính xác và kiểm soát hiệu quả lượng hàng hóa. Dưới đây là tổng quan đặc điểm của từng phương pháp:
Kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi tồn kho thông qua các đợt kiểm tra có chu kỳ, thường theo tháng, quý hoặc năm. Doanh nghiệp sẽ đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số liệu trên sổ sách để phát hiện chênh lệch, thất thoát hoặc sai sót. Cách làm này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc quy trình vận hành đơn giản.
Ưu điểm:
– Đơn giản, dễ triển khai, không cần đầu tư hệ thống phức tạp.
– Giúp rà soát sai lệch và đánh giá hiệu quả quản lý kho.
Nhược điểm:
– Không theo dõi được số lượng hàng hóa theo thời gian thực.
– Dễ bỏ sót vấn đề phát sinh giữa các kỳ kiểm kê.
Ngược lại, phương pháp kê khai thường xuyên ghi nhận tức thì mọi biến động hàng hóa sau mỗi lần nhập hoặc xuất, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho theo thời gian thực. Nhờ đó, việc quản lý kho trở nên chủ động hơn, đồng thời hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng khi có biến động về nhu cầu hoặc nguồn cung.
Ưu điểm:
– Cập nhật chính xác, kịp thời, hỗ trợ ra quyết định nhanh.
– Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, cần kiểm soát tồn kho chặt chẽ.
Nhược điểm:
– Chi phí đầu tư phần mềm và thiết bị theo dõi cao.
– Yêu cầu quy trình vận hành đồng bộ và chính xác tuyệt đối.
5. Những thách thức thường gặp trong quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều thách thức mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm để tránh những rủi ro không đáng có. Một số vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quản lý tồn kho:
5.1. Không theo dõi được tồn kho theo thời gian thực
Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào bảng tính thủ công hoặc hệ thống quản lý lạc hậu, khiến việc cập nhật dữ liệu tồn kho không đồng bộ với hoạt động nhập/xuất hàng. Hệ quả là người quản lý không nắm rõ lượng tồn thực tế tại mỗi thời điểm, từ đó dễ đưa ra các quyết định sai lệch như nhập hàng dư thừa hoặc không đủ để đáp ứng đơn hàng.
Trong môi trường kinh doanh nhanh và nhiều biến động như hiện nay, việc không theo dõi được tồn kho theo thời gian thực chính là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến hàng loạt sự cố trong vận hành.
5.2. Dự báo sai lệch về nhu cầu thị trường
Không ít doanh nghiệp đưa ra kế hoạch nhập hàng dựa trên cảm tính hoặc số liệu quá khứ không còn phù hợp. Việc dự báo không chính xác dẫn đến hai kịch bản phổ biến: tồn kho dư thừa gây lãng phí hoặc thiếu hàng dẫn đến khách sẽ đi sang đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt trong những ngành như bán lẻ hoặc thương mại điện tử, việc sai sót trong dự báo nhu cầu có thể làm giảm mạnh khả năng đáp ứng thị trường và đánh mất cơ hội tăng doanh thu.
5.3. Thiếu đồng bộ giữa các kênh bán và kho hàng
Mô hình bán hàng đa kênh mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra thách thức lớn về quản lý tồn kho. Khi số lượng đơn hàng đến từ nhiều nền tảng khác nhau như website, sàn TMĐT, mạng xã hội,… dữ liệu đơn hàng nếu không được đồng bộ hóa sẽ gây ra tình trạng sai lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống. Điều này dẫn đến tình trạng overselling (bán vượt tồn kho) hoặc underselling (còn hàng nhưng báo hết), gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu và trải nghiệm khách hàng.
5.4. Quản lý kho phân tán, thiếu nhất quán
Khi mở rộng quy mô, việc tìm cách kiểm soát hàng tồn kho tại nhiều điểm lưu trữ trở thành thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Mỗi kho có đặc điểm vận hành, năng lực lưu trữ và tiến độ xử lý riêng. Nếu không có một hệ thống trung tâm để giám sát tổng thể, doanh nghiệp rất dễ gặp khó khăn trong việc phân bổ hàng hóa, kiểm soát chi phí và duy trì hiệu suất xử lý đồng đều giữa các địa điểm.
Sự thiếu nhất quán trong vận hành có thể khiến hàng hóa dư thừa ở kho này nhưng lại thiếu hụt ở kho khác, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ đáp ứng đơn hàng và trải nghiệm khách hàng.
5.5. Tồn kho kém hiệu quả và thất thoát hàng hóa
Tình trạng hàng tồn lâu ngày không được luân chuyển hay xử lý kịp thời không chỉ làm tăng chi phí lưu kho mà còn có nguy cơ sản phẩm giảm chất lượng hoặc bị lỗi thời, không bán được nữa.
Thêm vào đó, các vấn đề như: sai sót khi nhập/xuất hàng, gian lận trong vận hành hoặc kiểm kê không đầy đủ thường khó phát hiện nếu quy trình giám sát không nghiêm ngặt. Đây là những lỗ hổng âm thầm nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
6. Ứng dụng công nghệ trong quản lý tồn kho hiện đại
Trong bối cảnh thị trường biến động và áp lực vận hành ngày càng cao, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tồn kho không còn là xu hướng mà là yêu cầu tất yếu. Các ứng dụng, phần mềm quản lý tồn kho hiện đại không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa chính xác mà còn tối ưu quy trình xử lý đơn hàng và kiểm soát chất lượng một cách toàn diện.
6.1. Tích hợp hệ thống ERP trong quản lý tồn kho
Giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) đang dần trở thành lựa chọn phổ biến hiện nay. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp quản lý tồn kho theo thời gian thực, đồng thời liên kết dữ liệu với các bộ phận như mua hàng, kế toán, sản xuất và bán hàng.
Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt, ERP giúp hợp nhất toàn bộ quy trình vận hành trên một nền tảng duy nhất, từ đó giảm sai sót, tăng tính đồng bộ và tiết kiệm chi phí vận hành.
6.2. Kiểm soát theo số seri hoặc số lô
Một trong những cách quản lý tồn kho hiệu quả chính là áp dụng hệ thống quản lý theo số lô hoặc số seri cho phép doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ vòng đời của từng sản phẩm: từ lúc nhập kho, lưu trữ, phân phối đến hậu kiểm.
Thông qua mã lô hoặc số seri, các thông tin quan trọng như ngày sản xuất, hạn sử dụng, nguồn cung hoặc dòng sản phẩm đều được định danh rõ ràng, phục vụ hiệu quả cho việc truy xuất nguồn gốc và quản lý chất lượng.
Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các ngành có yêu cầu nghiêm ngặt về tiêu chuẩn sản phẩm như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc sản xuất thiết bị điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý các sản phẩm trong cùng một lô, theo dõi tồn kho chính xác hơn so với phương pháp thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng.
6.3. Quản lý tồn kho bằng Barcode, QR code
Chắc hẳn bạn đã không còn xa lạ gì với mã vạch (barcode) hay mã QR code. Barcode là phương pháp mã hóa dữ liệu dưới dạng các ký hiệu, bao gồm các thanh đen và khoảng trắng có độ dày khác nhau, dễ dàng được máy quét hoặc các thiết bị chuyên dụng nhận dạng.
Chỉ với một thao tác quét đơn giản, toàn bộ thông tin sản phẩm như mã hàng, tên sản phẩm, số lượng, vị trí trong kho… sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống. Nhờ đó, các quy trình xuất – nhập kho, kiểm kê, phân loại hàng hóa trở nên nhanh chóng, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian thao tác thủ công.
6.4. Quản lý tồn kho bằng phần mềm WMS
Quản lý tồn kho thủ công bằng giấy bút hay excel đã dần trở nên lỗi thời. Công nghệ ngày càng phát triển cũng khiến nhiều phần mềm quản lý ra đời, giúp việc quản lý tồn kho trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
WMS (Warehouse Management System) là phần mềm chuyên dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động kho. WMS hỗ trợ định vị hàng hóa theo từng vị trí trong kho, theo dõi luồng nhập/ xuất hàng theo thời gian thực, quản lý tồn kho đến từng mã SKU hoặc số lô, số seri.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép thiết lập cảnh báo khi tồn kho xuống mức tối thiểu, phân tích vòng quay hàng hóa và lập báo cáo quản trị chi tiết giúp nhà quản lý dễ dàng ra quyết định kịp thời.
Không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát tồn kho, WMS còn tích hợp với các hệ thống khác như ERP, POS hoặc TMS để tối ưu chuỗi cung ứng tổng thể, giảm thiểu sai sót thủ công, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ kho vận.
Tại ToTTOT Logistics, hệ thống WMS đã được ứng dụng vào toàn bộ quy trình vận hành dịch vụ Warehouse & Fulfillment, kết hợp trực tiếp cùng hệ thống OMS, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đồng bộ đơn hàng từ đa nền tảng như Shopee, Lazada, Tiki, Facebook, TikTok, Shopify,… chỉ trong một giao diện duy nhất. Ngoài ra, hệ thống còn liên kết với hơn 15 đơn vị vận chuyển uy tín, hỗ trợ theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực, giảm thiểu thất lạc và chậm trễ.
Liên hệ với ToTTOT ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ nhé!
