1. OMS là gì?
OMS (Order Management System) là hệ thống phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của đơn hàng: từ khi tiếp nhận, xử lý, phân phối đến hoàn tất giao hàng và hậu mãi. Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh, đặc biệt là tại các thị trường Đông Nam Á như Việt Nam, OMS trở thành nền tảng tối quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành đơn hàng trên nhiều kênh cùng lúc.
OMS không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ xử lý đơn hàng, mà còn là trung tâm kết nối dữ liệu giữa kho vận, bán hàng, tài chính và chăm sóc khách hàng. Phần mềm có thể được sử dụng chung bởi toàn bộ nhân viên, từ nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng, đến nhóm kế toán, nhân viên kho và chủ doanh nghiệp, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ quy trình fulfillment. Họ có thể theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng một cách dễ dàng, từ khi nhận đơn đến khi giao hàng thành công.
2. Vai trò của OMS đối với việc bán hàng đa kênh
Trong môi trường thương mại điện tử hiện đại, các doanh nghiệp thường bán hàng qua nhiều kênh khác nhau như sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki), website riêng, các mạng xã hội (Facebook, Instagram). Mỗi kênh bán hàng có hệ thống và quy trình riêng, việc xử lý đơn hàng từ nhiều kênh này một cách thủ công sẽ rất dễ gây nhầm lẫn, thất thoát dữ liệu và chậm trễ trong giao hàng.
Với OMS, tất cả các đơn hàng từ các kênh bán hàng sẽ được đồng bộ vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát đơn hàng từ nhiều kênh mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau. Mặc khác, OMS còn đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời, giảm thiểu rủi ro và sai sót khi quản lý bán hàng đa kênh.
3. Các chức năng của hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Một hệ thống OMS hiện đại thường bao gồm các chức năng sau:
- Tích hợp dữ liệu đa kênh: Đây là chức năng cốt lõi của OMS. Hệ thống sẽ kết nối với tất cả các kênh bán hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng, từ website tự xây dựng cho đến các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada. Nhờ đó, mọi đơn hàng từ bất kỳ kênh nào cũng sẽ được tập trung và quản lý tại một nơi. Hỗ trợ nhân viên phụ trách giảm tải khối lượng công việc nhập liệu thủ công nhiều lần trên các kênh khác nhau. Đồng thời, Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát tất cả các đơn hàng.
- Xử lý đơn hàng: OMS sẽ tự động kiểm tra xem sản phẩm có đủ số lượng để giao hàng hay không. Nếu hàng tồn kho thấp, hệ thống sẽ gửi cảnh báo cho người quản lý. Giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình hàng tồn kho, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
- Quản lý trả hàng: Xử lý các yêu cầu đổi trả hàng, hoàn tiền.
- Báo cáo: OMS cung cấp các báo cáo đa dạng về doanh thu, hiệu suất bán hàng, sản phẩm bán chạy,… Dựa trên các báo cáo này, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Các tính năng nâng cao của OMS:
- Tích hợp với các hệ thống khác: hệ thống WMS, ERP, kế toán,..Đặc biệt với các kho TMĐT, Khi tích hợp với hệ thống WMS tiêu chuẩn, OMS sẽ đồng bộ dữ liệu về hàng tồn kho, giúp đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật. Cả WMS và OMS đều theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình hàng hóa. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
- Phân tích dữ liệu: OMS cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động bán hàng và tồn kho. Nhờ vào tính năng này, các doanh nghiệp có thể phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, đưa ra các chiến lược và quyết định mang tính chiến lược để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tự động hóa tiếp thị: Tạo các chiến dịch tiếp thị dựa trên dữ liệu khách hàng.
Có thể bạn quan tâm: WMS là gì? Những tính năng nổi bật của phần mềm WMS
4. Những yếu tố bạn cần lưu ý khi lựa chọn OMS
4.1. Tính kết nối đa nền tảng
OMS là hệ thống quản lý đơn đa sàn chính vì thế việc kết nối được đa kênh là điều cần thiết. Chắc chắn rằng hệ thống nào càng tích hợp được nhiều sàn và đối tác vận chuyển thì sẽ hỗ trợ tốt hơn cho người bán.
OMS sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng đồng thời xử lý toàn bộ các chức năng có liên quan đến đơn hàng và hoàn tất đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài các thành viên của cửa hàng thì hệ thống này còn cho phép khách hàng có thể vào theo dõi đơn đặt hàng của họ từ lúc bắt đầu cho đến khi nhận được hàng.
4.2. Tính tiện dụng của thiết bị
Hệ thống OMS cần có khả năng quản lý hàng hóa từ xa mọi lúc mọi nơi chỉ cần có internet. Có nghĩa là ngay cả khi bạn không có mặt ở văn phòng, cửa hàng hay đang đi công tác, đang di chuyển trên đường,… thì vẫn có thể truy cập vào dữ liệu của hệ thống để làm việc.
Điều này ảnh hưởng đến nhiều quyết định của một nhà quản lý, đặc biệt là khi có những chiến dịch lớn, cần có sự can thiệp hoặc quản lý thường xuyên.
4.3. Quản lý dữ liệu người mua
Quản lý dữ liệu người mua tốt sẽ là tiền đề để hoạch định các xu hướng, chiến lược kinh doanh tốt hơn. Người bán còn có thể dựa vào quản lý dữ liệu để đánh giá hiệu suất hoạt động kinh doanh của mình, xem rằng quảng cáo, sản phẩm vừa rồi mình đã đánh đúng tệp khách hàng quan tâm hay không và cần điều chỉnh gì để phù hợp hơn.
4.4. Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt
Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu và quy trình riêng, do đó OMS cần phải có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nhà quản trị nên tìm kiếm các đối tác vận hành hoặc dịch vụ sử dụng OMS có thể tích hợp với các công cụ khác để dễ dàng đồng bộ cũng như quản lý vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Việc lựa chọn phần mềm OMS là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp TMĐT. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể tìm được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của mình.
Mong rằng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu hơn về OMS và áp dụng được vào doanh nghiệp của bạn. Nếu có nhu cầu về dịch vụ Fulfillment với hệ thống OMS/ WMS hiện đại, miễn phí, đừng ngần ngại liên hệ với ToTTOT ngay hôm nay!
