Thu hộ COD không còn là khái niệm xa lạ với các doanh nghiệp kinh doanh online. Tuy nhiên, không phải chủ shop nào cũng nắm rõ cách ship COD hiệu quả, quy trình vận chuyển như thế nào, làm sao để tối ưu chi phí thu hộ và hạn chế rủi ro phát sinh. Tất cả các thắc mắc trên sẽ được ToTTOT giải đáp ngay trong bài viết bên dưới!
1. Tìm hiểu về khái niệm thu hộ ship COD
Trước khi bắt đầu gửi hàng bằng hình thức thu hộ ship COD, bạn cần hiểu rõ ship COD là gì, có ưu nhược điểm gì và hoạt động ra sao. Nếu chưa nắm rõ, bạn có thể đọc trước bài viết chi tiết tại đây: Ship COD là gì? Ưu – nhược điểm và kinh nghiệm khi sử dụng dịch vụ ship COD.
Thu hộ (hay COD – Cash on Delivery) là một phương thức vận chuyển hàng hóa kèm theo việc thu tiền hộ khi giao hàng, sau đó tiền này sẽ được chuyển lại cho người gửi. Đây là dịch vụ rất phổ biến hiện nay, đặc biệt phù hợp đối với các doanh nghiệp, cá nhân bán hàng online.
1.1. Tiền thu hộ là gì?
Tiền thu hộ là khoản tiền mà người mua hàng thanh toán trực tiếp cho nhân viên giao hàng tại thời điểm nhận hàng. Đây chính là số tiền người bán yêu cầu đơn vị vận chuyển thu hộ và sẽ được hoàn trả sau khi đơn hàng được giao thành công.
1.2. Phí thu hộ là gì?
Phí thu hộ là chi phí mà người bán phải trả cho đơn vị vận chuyển để thực hiện việc thu tiền hộ từ khách hàng. Mức phí này thường được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm giá trị đơn hàng hoặc một khoản phí cố định tùy thuộc vào từng nhà cung cấp dịch vụ COD.
Hình thức này giúp các chủ shop dễ dàng bán hàng mà không cần phải thu tiền trực tiếp, khách hàng cũng an tâm hơn vì chỉ thanh toán sau khi đã tận tay nhận hàng.
2. Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ thu hộ ship COD
Trong môi trường thương mại điện tử ngày càng cạnh tranh, việc lựa chọn cách ship COD không chỉ là giải pháp thanh toán tiện lợi mà còn là công cụ hỗ trợ kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà dịch vụ COD mang lại cho cả người bán và người mua.
2.1. Gia tăng doanh số hiệu quả
Đối với nhiều khách hàng, đặc biệt là người mua mới, thường có tâm lý lo ngại khi sợ sản phẩm không đúng như mô tả, chất lượng không đảm bảo và không trả lại được hàng vì đã thanh toán trước đó, đặc biệt là những mặt hàng có giá trị cao. Với dịch vụ ship COD, khách hàng được phép kiểm tra sản phẩm trước khi trả tiền, từ đó tạo cảm giác yên tâm và tin tưởng hơn khi đặt hàng.
Nhiều doanh nghiệp ghi nhận tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng tăng từ 20% đến 30% sau khi triển khai COD, nhờ đó tăng doanh thu và nâng cao trải nghiệm mua sắm.
2.2. Tạo dựng niềm tin và uy tín thương hiệu
Hình thức thanh toán COD cho phép khách hàng kiểm tra sản phẩm trước khi chi trả, từ đó thể hiện sự minh bạch và cam kết rõ ràng về chất lượng từ phía người bán. Không chỉ khiến họ thấy an tâm khi mua sắm, điều này còn góp phần xây dựng niềm tin lâu dài với khách hàng – yếu tố then chốt trong việc giữ chân người mua và thúc đẩy họ trở lại lần sau.
Trong bối cảnh thị trường đầy cạnh tranh và không ít đơn vị kinh doanh thiếu minh bạch, việc áp dụng COD như một bảo chứng, giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng, khẳng định sự chuyên nghiệp và tôn trọng quyền lợi người tiêu dùng.
2.3. Tiết kiệm chi phí, đơn giản hóa hệ thống thanh toán
Khi chuyển phát COD, người bán không cần tích hợp các cổng thanh toán điện tử phức tạp hay gánh thêm phí giao dịch ngân hàng. Quy trình thu hộ và hoàn tiền được các đơn vị vận chuyển hỗ trợ một cách tự động, nhanh chóng, giúp tiết kiệm chi phí vận hành và tránh những rắc rối trong xử lý thanh toán thủ công.
2.4. Hỗ trợ mở rộng thị trường
Nhờ mạng lưới chuyển phát nhanh COD ngày càng phủ rộng đến 63 tỉnh thành, kể cả các vùng sâu, vùng xa để chủ shop có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng ở mọi khu vực chỉ với vài thao tác trên hệ thống.
Ngoài ra, dịch vụ thu hộ COD còn phù hợp với nhiều nhóm khách hàng, đặc biệt là những người chưa quen hoặc không tin tưởng hình thức thanh toán trực tuyến. Tại các khu vực vùng sâu, vùng xa, nơi hạ tầng công nghệ còn hạn chế, gửi hàng COD chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận hiệu quả và mở rộng thị phần mà không bị rào cản về vấn đề thanh toán.
2.5. Quản lý đơn hàng và doanh thu hiệu quả
Hầu hết các đơn vị vận chuyển hiện nay đều cung cấp hệ thống quản lý đơn hàng thông minh, cho phép theo dõi trạng thái giao hàng theo thời gian thực, quản lý công nợ, đối soát dòng tiền thu hộ dễ dàng. Điều này giúp người bán kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh và duy trì dòng tiền ổn định.
2.6. Nâng cao tính chuyên nghiệp cho người bán
Khi sử dụng cách ship COD, doanh nghiệp không phải lo lắng về việc thu tiền từ khách, toàn bộ quy trình giao và thu hộ đã được đơn vị vận chuyển xử lý một cách trọn gói. Từ đó, chủ shop có thể tập trung tối đa vào hoạt động vận hành, chăm sóc khách hàng và phát triển sản phẩm.
3. Cách ship COD hoạt động ra sao? Quy trình giao – nhận hàng COD của người bán và người mua
3.1. Đối với người mua
Khi lựa chọn hình thức thanh toán khi nhận hàng (COD), người mua sẽ trải qua các bước cơ bản sau:
- Lựa chọn sản phẩm: Người mua tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm trên các nền tảng thương mại điện tử, mạng xã hội, website bán hàng hoặc các ứng dụng mua sắm trực tuyến.
- Chọn phương thức thanh toán: Tại bước thanh toán, khách hàng chọn hình thức “Thanh toán khi nhận hàng (COD)” thay vì chuyển khoản online.
- Xác nhận đơn hàng: Sau khi đặt thành công, người mua sẽ được gọi điện hoặc nhắn tin để xác nhận thông tin đặt hàng và địa chỉ giao nhận.
- Nhận hàng và thanh toán: Khi đơn hàng được giao đến, người mua có quyền kiểm tra sản phẩm trước khi thanh toán (tùy theo chính sách cửa hàng hoặc đơn vị vận chuyển). Sau đó, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua hình thức điện tử nếu shipper có hỗ trợ quét mã QR.
- Hoàn tất giao dịch: Một số nền tảng thương mại điện tử sẽ yêu cầu người mua xác nhận đã nhận hàng trên hệ thống để hoàn tất giao dịch.
3.2. Đối với người bán
Rất nhiều người bán lầm tưởng rằng chỉ cần đóng gói sản phẩm và giao cho đơn vị vận chuyển là xong. Thực tế, cách ship COD là một chuỗi quy trình mà người bán cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tiền được chuyển về đúng hạn, tránh thất thoát hoặc đơn hoàn không đáng có. Để xử lý hiệu quả, chủ shop cần nắm rõ các bước trong quy trình dưới đây:
- Tiếp nhận đơn hàng: Người bán tiếp nhận đơn từ các kênh như website, Facebook, các sàn thương mại điện tử (TikTok Shop, Shopee, Lazada…) và xác minh thông tin đặt hàng.
- Đóng gói và đăng ký giao hàng: Sản phẩm được đóng gói cẩn thận, dán mã vận đơn và thông tin người nhận chính xác. Sau đó, người bán đăng ký gửi hàng với đơn vị vận chuyển theo hình thức gửi hàng COD.
- Giao hàng và thu tiền: Đơn vị vận chuyển tiếp nhận bưu kiện, tiến hành phân loại, vận chuyển và giao đến tay khách hàng. Khi giao thành công, shipper sẽ thu tiền từ người nhận và cập nhật trạng thái đơn hàng.
- Đối soát và hoàn tiền: Số tiền thu hộ sẽ được đơn vị vận chuyển chuyển lại cho người bán theo lịch đối soát đã thỏa thuận, thường dao động từ 2 đến 7 ngày làm việc. Trong trường hợp khách từ chối nhận hàng, bưu kiện sẽ được hoàn trả về người bán, đồng thời có thể phát sinh thêm phí hoàn hàng tùy theo chính sách của bên vận chuyển.
4. Hướng dẫn chi tiết cách ship COD cho người mới
Cách gửi ship COD là hình thức giao hàng quen thuộc trong kinh doanh online. Tuy nhiên để vận hành trơn tru và hiệu quả, người bán – đặc biệt là người mới cần nắm vững từng bước trong quy trình:
4.1. Bước 1: Nhận đơn hàng từ người mua
Đơn hàng có thể đến từ nhiều kênh như Website, Facebook, TikTok, Shopee, Lazada… Chủ shop cần tiếp nhận đơn và lưu lại thông tin đầy đủ: sản phẩm, số lượng, địa chỉ người mua và yêu cầu cụ thể nếu có (giờ nhận hàng, yêu cầu gọi trước…).
4.2. Bước 2: Xác nhận đơn hàng và thông tin người nhận
Trước khi tiến hành gửi hàng COD, hãy gọi điện hoặc nhắn tin để xác nhận lại thông tin với khách hàng: họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, sản phẩm, số lượng, giá tiền và hình thức thanh toán (COD). Sau đó mới tiến hành tạo đơn, đóng gói và gửi công ty vận chuyển. Việc xác nhận này giảm thiểu tình trạng khách bom hàng hay từ chối nhận, đồng thời tạo cảm giác yên tâm và chuyên nghiệp cho người mua.
4.3. Bước 3: Đóng gói hàng hóa
Tùy theo loại sản phẩm, chủ shop cần chọn vật liệu đóng gói phù hợp (hộp carton, túi chống sốc, túi nilon dán keo…). Việc đóng gói nên đảm bảo: chắc chắn, bảo vệ sản phẩm tốt và có dán phiếu thông tin đơn hàng nếu cần. Một gói hàng chỉn chu không chỉ đảm bảo an toàn trong vận chuyển mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng.
4.4. Bước 4: Tạo đơn hàng với đơn vị vận chuyển
Có thể tạo đơn hàng thủ công trên app/website của các đơn vị giao hàng như ToTTOT, Giao Hàng Nhanh, GHTK, Viettel Post… hoặc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng nếu bạn bán đa kênh. Cần nhập chính xác thông tin người nhận, giá trị COD và ghi chú yêu cầu đặc biệt (nếu có). Ngoài ra, chủ shop cũng nên lựa chọn cách gửi ship COD phù hợp: giao tiêu chuẩn, giao nhanh, giao hỏa tốc tùy theo cam kết với khách.
4.5. Bước 5: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Có 2 hình thức chuyển hàng COD phổ biến:
– Shipper đến lấy hàng tận nơi: Tiết kiệm thời gian, phù hợp với shop bán nhiều đơn/ngày.
– Bạn tự mang hàng ra điểm gửi của đơn vị vận chuyển gần nhất.
Lúc này, đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận và bắt đầu luân chuyển đơn hàng đến người mua. Lưu ý nhớ kiểm tra tình trạng đơn sau khi bàn giao: đã được cập nhật chưa, có phát sinh lỗi không…
4.6. Bước 6: Theo dõi quá trình vận chuyển
Sau khi đơn được gửi đi, chủ shop cần theo dõi sát quá trình vận chuyển thông qua mã vận đơn hoặc ứng dụng/website của đơn vị vận chuyển. Trạng thái đơn hàng thường trải qua các bước: đã lấy hàng – đang giao – giao thành công – giao thất bại – hoàn hàng. Chủ động xử lý nhanh các đơn có dấu hiệu gặp sự cố sẽ giúp giảm rủi ro hoàn đơn và nâng cao tỷ lệ giao thành công.
4.7. Bước 7: Người mua nhận hàng và thanh toán
Shipper sẽ giao hàng tận nơi và thu tiền mặt từ người mua. Nếu khách từ chối nhận (do đổi ý, sai thông tin, không liên hệ được…), đơn hàng sẽ được chuyển về lại cho người bán và có thể phát sinh thêm phí hoàn hàng.
4.8. Bước 8: Đối soát và nhận tiền COD
Sau khi đơn hàng được giao thành công, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành đối soát và chuyển khoản số tiền thu hộ COD vào tài khoản của bạn. Thời gian nhận tiền có thể dao động từ 2 đến 7 ngày làm việc, tùy theo chính sách của từng đơn vị vận chuyển. Phía người bán cũng nên kiểm tra lại để tránh sai sót.
5. Chính sách thu tiền ship COD của các đơn vị giao hàng
Khi triển khai cách ship COD hiệu quả, việc nắm rõ cơ chế thu phí từ các đơn vị vận chuyển là điều rất cần thiết. Mỗi đơn vị vận chuyển có thể áp dụng phương thức tính phí khác nhau, tùy thuộc vào loại hàng hóa, trọng lượng, khoảng cách giao hàng và dịch vụ đi kèm.
Một công thức phổ biến được nhiều nơi áp dụng là:
Tổng cước phí giao hàng = Phí vận chuyển + Phí dịch vụ thu hộ COD
Trong đó:
– Phí vận chuyển: Tính dựa trên khối lượng, kích thước đơn hàng, địa chỉ người nhận (nội thành, ngoại thành, liên tỉnh…)
– Phí dịch vụ thu hộ COD: Khoản phí cộng thêm để công ty vận chuyển đứng ra thu tiền từ người mua và hoàn trả lại cho người bán.
Nhiều người thắc mắc vì sao hình thức chuyển hàng COD lại phát sinh thêm phí dịch vụ. Thực tế, khi lựa chọn hình thức này, người bán đang ủy quyền cho đơn vị giao hàng làm trung gian thu hộ tiền mặt, điều này đòi hỏi cả hệ thống phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu từ giao nhận, kiểm soát đơn đến đối soát tài chính. Do đó, việc phát sinh ra phí dịch vụ thu hộ COD là hoàn toàn hợp lý.
6. Cách nhận tiền ship COD đơn giản
Khi nhận tiền ship COD, thường có hai phương thức phổ biến để thanh toán:
– Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Người bán có thể đến trực tiếp bưu cục hoặc điểm giao hàng của đơn vị vận chuyển để nhận tiền. Khi đến, cần xuất trình đầy đủ giấy tờ tùy thân hợp lệ cùng biên lai hoặc phiếu gửi hàng để xác minh quyền nhận tiền. Phương thức này đảm bảo chủ shop nhận được chính xác số tiền COD theo đơn hàng đã thực hiện.
– Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng: Đây là phương thức phổ biến và thuận tiện hơn khi đơn vị vận chuyển tự động chuyển tiền COD về tài khoản ngân hàng mà người bán đã đăng ký. Để tránh sai sót, chủ shop cần đảm bảo các thông tin như số tài khoản, tên chủ tài khoản, ngân hàng và chi nhánh chính xác tuyệt đối. Việc này giúp quá trình nhận tiền diễn ra nhanh chóng, an toàn và minh bạch.
Thời gian nhận tiền ship COD thường phụ thuộc vào chính sách của từng đơn vị vận chuyển và được quy định rõ trong hợp đồng dịch vụ. Thông thường, tiền COD có thể bị giữ lại từ 15 đến 30 ngày, với lịch thanh toán cố định theo tuần hoặc theo chu kỳ thỏa thuận giữa hai bên. Điều này nhằm đảm bảo việc đối soát, kiểm tra thông tin và xử lý các đơn hàng hoàn trả được chính xác.
Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của thị trường logistics và cạnh tranh giữa các đơn vị vận chuyển, thời gian nhận tiền COD ngày càng được rút ngắn. Nhiều đơn vị đã áp dụng thanh toán ngay sau khi đơn hàng được giao thành công hoặc ngay khi khách hàng hoàn tất thanh toán cho shipper, giúp người bán cải thiện dòng tiền và gia tăng hiệu quả kinh doanh.
*Lưu ý quan trọng khi nhận tiền ship COD:
– Nếu nhận tiền mặt trực tiếp tại bưu cục, hãy mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ (chứng minh thư hoặc căn cước công dân) cùng biên lai gửi hàng để xác nhận quyền nhận tiền.
– Khi nhận qua chuyển khoản ngân hàng, người bán cần kiểm tra kỹ các khoản tiền đã nhận, đảm bảo đúng số tiền COD của đơn hàng. Đồng thời, một số đơn vị giao hàng hoặc ngân hàng có thể thu phí khi chuyển tiền COD về tài khoản. Do đó, cần kiểm tra kỹ biểu phí để tránh nhầm lẫn nhé.
7. Cách ship COD cho chủ shop online: Làm sao để hạn chế rủi ro khi thu hộ?
Để giảm thiểu rủi ro khi sử dụng dịch vụ COD chuyển phát nhanh, người bán cần chú ý những điều sau:
– Chuẩn bị sản phẩm kỹ lưỡng trước khi gửi hàng: Đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận và thông tin rõ ràng. Bên cạnh đó, việc phản hồi khách hàng nhanh chóng, tư vấn tận tình sẽ giúp tăng độ tin tưởng và giảm tỷ lệ hoàn hàng.
– Kiểm tra chính xác thông tin: Trước khi gửi hàng COD, cần xác nhận lại đầy đủ thông tin người nhận, địa chỉ, số điện thoại và số tiền cần thu hộ để hạn chế các lỗi phát sinh khi giao.
– Theo dõi đơn hàng: Chủ shop nên thường xuyên kiểm tra tình trạng đơn hàng trên hệ thống của đơn vị vận chuyển để phản hồi kịp thời nếu phát sinh sự cố.
– Quản lý đơn chưa ship COD thành công: Cần thống kê và phân loại các đơn bị hoàn trả, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân để có giải pháp xử lý phù hợp, từ đó giảm thiểu rủi ro cho các lần gửi COD sau.
– Chủ động quản lý chi phí từ giai đoạn đầu tiên của đơn hàng: Chủ shop nên hợp tác với các công ty vận chuyển uy tín, có hệ thống quản lý đơn hàng hiện đại để tối ưu chi phí và kinh doanh hiệu quả hơn.
– Kiểm soát chi phí từ đầu: Lựa chọn hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín, có hệ thống quản lý đơn hàng hiện đại để tối ưu chi phí và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
8. ToTTOT Logistics – Đối tác vận chuyển uy tín, an toàn, chất lượng!
Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong quá trình ship COD. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy, nhanh chóng và minh bạch trong thu hộ tiền, ToTTOT Logistics chính là giải pháp phù hợp.
Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành chuyển phát nhanh tại Việt Nam cùng đội ngũ nhân sự nhiệt huyết, tận tình, ToTTOT đã đồng hành cùng hàng ngàn shop online trong việc vận chuyển và thu hộ COD an toàn. Chúng tôi mang đến cho bạn:
– Dịch vụ giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn.
– Thu hộ COD minh bạch, an toàn, tiền được đối soát và chuyển khoản định kỳ rõ ràng.
– Theo dõi đơn hàng trực tuyến, cập nhật trạng thái real-time giúp chủ shop dễ dàng quản lý.
– Dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7.
– Biểu phí cạnh tranh, minh bạch, không phát sinh chi phí.
Để được tư vấn chi tiết hơn, bạn vui lòng để lại thông tin liên hệ. Chúng tôi sẽ kết nối với bạn trong thời gian sớm nhất!
