Trong lĩnh vực vận chuyển logictics, có thể bạn đã từng nghe qua về khái niệm Fulfillment, nhất là khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử. Vậy Fulfillment là gì, phù hợp với ai, và quy trình dịch vụ Fulfillment hoạt động ra sao? Hãy cùng ToTTOT khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Fulfillment là gì?
Fulfillment là thuật ngữ dùng để chỉ toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, từ khi người tiêu dùng đặt mua hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay họ một cách hoàn chỉnh. Quy trình này bao gồm tất cả các bước như: lấy hàng từ người bán, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, phân loại, giao hàng đến người mua, thu hộ và xử lý vấn đề phát sinh sau mua hàng.
Trong tiếng Việt, Fulfillment thường được dịch ra thành các tên gọi như dịch vụ hoàn tất đơn hàng, dịch vụ hoàn thành đơn hàng, trung tâm phân phối sản phẩm, dịch vụ kho vận, dịch vụ hậu cần,… Trong đó, Fulfillment thường bao gồm hai khái niệm cụ thể:
– Fulfillment service: là dịch vụ được cung cấp bởi bên thứ ba, thực hiện toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng thay cho người bán, từ khâu tiếp nhận hàng hóa cho đến khi giao hàng thành công cho khách.
– Fulfillment center: thường là kho hàng hoặc trung tâm vận hành, nơi diễn ra các hoạt động như lưu kho, phân loại, xử lý và chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển.
Nói một cách đơn giản, Fulfillment đóng vai trò như cầu nối giữa người bán và người mua, giúp đảm bảo quy trình mua sắm trực tuyến diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và chuyên nghiệp.
2. Dịch vụ Fulfillment dành cho những đối tượng nào?
Dịch vụ Fulfillment không chỉ phù hợp với một nhóm doanh nghiệp cụ thể, mà còn là giải pháp toàn diện cho nhiều mô hình kinh doanh khác nhau: từ startup đến các công ty lớn, từ nhà bán lẻ đến doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Cụ thể như sau:
2.1. Doanh nghiệp thương mại điện tử (E-commerce)
Đây là nhóm đối tượng sử dụng dịch vụ Fulfillment phổ biến nhất. Với đặc thù kinh doanh chủ yếu qua nền tảng online, các doanh nghiệp thương mại điện tử thường phải xử lý khối lượng đơn hàng lớn, nhất là vào các đợt cao điểm mua sắm lễ tết, các đợt flash sale hoặc chương trình khuyến mãi lớn. Dịch vụ Fulfillment giúp bạn tối ưu quy trình từ lưu kho, xử lý đơn đến giao hàng mà không cần đầu tư hệ thống hậu cần riêng.
Áp dụng cho:
– Các shop bán hàng trên Shopee, Tiki, Lazada, TikTok Shop,…
– Các website thương mại điện tử riêng (Shopify, WooCommerce,…)
2.2. Các công ty vừa và nhỏ (SMEs)
Với nguồn lực hạn chế về nhân sự và ngân sách, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó có thể đầu tư hệ thống logistics riêng. Fulfillment chính là giải pháp tối ưu giúp bạn tiếp cận mô hình vận hành chuyên nghiệp mà không cần xây dựng kho Fulfillment phức tạp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm, chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
2.3. Các doanh nghiệp mới thành lập (Startups)
Startup thường yêu cầu tính linh hoạt cao, độ hiệu quả và khả năng mở rộng nhanh chóng. Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp thường chưa có đủ cơ sở vật chất hoặc quy trình chuẩn chỉnh để tự triển khai hậu cần. Fulfillment sẽ là bệ phóng giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và sớm đưa sản phẩm ra thị trường.
2.4. Doanh nghiệp bán lẻ (Retailers)
Với các nhà bán lẻ, các chuỗi cửa hàng truyền thống, đặc biệt là các doanh nghiệp bán hàng đa kênh (Omnichannel), việc đảm bảo quy trình lưu kho và giao hàng diễn ra mượt mà, nhất quán là điều rất quan trọng. Dịch vụ Fulfillment giúp kết nối dữ liệu kho hàng với nhiều kênh bán, xử lý đơn hàng đồng bộ và giao đến tay người mua một cách nhanh chóng. Từ đó, bạn có thể giảm thiểu nỗi lo về logictics và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
2.5. Các thương hiệu lớn và công ty đa quốc gia
Các thương hiệu lớn, doanh nghiệp, tập đoàn đa quốc gia hay các công ty có nhu cầu bán hàng quốc tế cũng có thể sử dụng dịch vụ Fulfillment để tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Fulfillment lúc này đóng vai trò hỗ trợ mở rộng hệ thống phân phối tại nhiều khu vực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí logistics quốc tế, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần phải đầu tư xây dựng kho bãi riêng biệt tại từng thị trường, mà vẫn đảm bảo duy trì hiệu suất vận hành ổn định và linh hoạt.
2.6. Nhà sản xuất và nhà cung cấp
Không chỉ riêng các đơn vị kinh doanh, mà các nhà sản xuất, nhà cung cấp hoặc đối tác gia công sản phẩm cũng có thể sử dụng dịch vụ Fulfillment để mở rộng trong chuỗi cung ứng. Bạn không cần thiết lập đội ngũ vận hành riêng mà vẫn đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, đóng gói và giao đến đúng người nhận, đúng thời điểm.
3. Các hình thức Fulfillment phổ biến ngày nay
Fulfillment ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động hậu cần và vận hành của doanh nghiệp hiện đại. Tùy theo quy mô, chiến lược kinh doanh và khả năng quản lý nội bộ, các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức Fulfillment phù hợp. Các hình thức Fulfillment phổ biến hiện nay:
3.1. Fulfillment nội bộ (In-House Fulfillment)
In-house Fulfillment, hay còn gọi là self-fulfillment, là hình thức doanh nghiệp sẽ xây dựng kho Fulfillment riêng và tự quản lý toàn bộ quy trình vận hành: từ lưu trữ hàng hóa, kiểm soát tồn kho, xử lý đơn hàng đến đóng gói và giao hàng cho khách.
Hình thức này phù hợp với:
– Doanh nghiệp lớn có ngân sách dồi dào, sở hữu kho riêng và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp.
– Startup nhỏ trong giai đoạn đầu, khi số lượng đơn hàng còn ít và có thể kiểm soát dễ dàng.
Ưu điểm:
– Chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình vận hành và chất lượng dịch vụ.
– Linh hoạt trong việc điều chỉnh quy trình để phù hợp với đặc thù sản phẩm hoặc yêu cầu riêng của khách hàng mà không phụ thuộc vào bên thứ ba.
– Phù hợp với sản phẩm có yêu cầu lưu kho đặc biệt hoặc có chu trình xử lý phức tạp.
Hạn chế: Cần đầu tư lớn vào cơ sở vật chất, công nghệ, nhân sự, quy trình và quản lý chặt chẽ để tránh rối loạn kho hoặc chậm trễ trong xử lý đơn hàng.
3.2. Fulfillment thuê ngoài (Outsourced Fulfillment)
Outsourced Fulfillment là hình thức doanh nghiệp hợp tác với các công ty chuyên cung cấp dịch vụ Fulfillment để thực hiện toàn bộ chuỗi hậu cần, bao gồm: lưu trữ hàng hóa, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, thu hộ và xử lý sau bán hàng.
Đây là mô hình phổ biến nhất hiện nay nhờ sự linh hoạt và hiệu quả cao, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các shop muốn tập trung bán hàng, không đủ nguồn lực để xử lý đơn hoặc các thương hiệu đang mở rộng quy mô.
Ưu điểm:
– Giảm chi phí đầu tư ban đầu vào kho bãi và nhân sự.
– Dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh mà không lo quá tải trong khâu xử lý đơn hàng.
– Tận dụng được hệ thống quản lý chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại và đội ngũ giàu kinh nghiệm từ đơn vị cung cấp dịch vụ.
Hạn chế: Doanh nghiệp khó kiểm soát trực tiếp các khâu vận hành, phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ của bên thứ ba.
3.3. Fulfillment theo mô hình Dropshipping
Dropshipping là hình thức Fulfillment mà chủ shop không cần lưu kho Fulfillment hay sở hữu hàng hóa. Theo đó, người bán chỉ là bên trung gian tiếp thị sản phẩm đến khách hàng thông qua livestream, tiếp thị liên kết, quảng cáo,… Khi có đơn hàng, nhà cung cấp (thường là nhà sản xuất hoặc nhà phân phối) sẽ gửi sản phẩm trực tiếp đến khách hàng dưới tên thương hiệu của bạn.
Ưu điểm:
– Không cần đầu tư vào kho bãi và vận hành, tiết kiệm chi phí cố định.
– Dễ dàng mở rộng danh mục sản phẩm và thử nghiệm thị trường mà không lo hàng tồn kho.
– Phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt là shop mới bán hàng online hoặc những ai tập trung vào marketing và phát triển thương hiệu.
Hạn chế: Phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng. Nếu không kiểm soát tốt, có thể ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm khách hàng.
3.4. Fulfillment kết hợp (Hybrid Fulfillment)
Hybrid Fulfillment là hình thức kết hợp giữa in-house và outsourced fulfillment, cho phép doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh theo từng nhóm đơn hàng, khu vực hoặc sản phẩm. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tự xử lý đơn hàng tại khu vực nội thành, trong khi ủy quyền cho đối tác Fulfillment xử lý các đơn hàng ở xa hoặc có khối lượng lớn. Việc kết hợp với các đơn vị Fulfillment nhằm mang đến hiệu quả tối ưu và đáp ứng được nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Ưu điểm:
– Tối ưu hiệu quả vận hành bằng cách tận dụng điểm mạnh của cả hai hình thức.
– Linh hoạt trong xử lý đơn hàng theo khu vực hoặc theo kênh bán hàng (offline, online, sàn TMĐT…).
– Giảm thiểu rủi ro khi xảy ra gián đoạn trong một kênh vận hành.
Hạn chế: Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và đối tác để tránh tình trạng thiếu đồng bộ hoặc chồng chéo quy trình.
4. Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ Fulfillment
Khi sử dụng dịch vụ Fulfillment, doanh nghiệp nhận được những lợi ích sau đây:
4.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành
Đây là một trong những lợi ích rõ rệt nhất của Fulfillment. Thay vì phải tốn thời gian, công sức và chi phí xây dựng kho bãiriêng, đầu tư vào mặt bằng, nhân sự, hệ thống xử lý, trang thiết bị,….doanh nghiệp có thể tận dụng hạ tầng sẵn có và đội ngũ chuyên nghiệp từ bên cung cấp dịch vụ Fulfillment để tối ưu hóa ngân sách và vận hành nhanh chóng.
Ngoài ra, việc tự động hóa quy trình cũng rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, từ khâu lưu kho đến đóng gói và vận chuyển, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn với chi phí hợp lý hơn.
4.2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trải nghiệm khách hàng ngày nay không chỉ dừng lại ở sản phẩm tốt, mà còn phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ giao hàng. Khi sử dụng Fulfillment, doanh nghiệp có thể đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng nhanh chóng, giao hàng đúng hẹn và hạn chế tối đa sai sót.
Nhiều đơn vị Fulfillment còn tích hợp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hỗ trợ phản hồi khiếu nại, xử lý sự cố đơn hàng và cung cấp thông tin vận chuyển minh bạch, góp phần tạo ấn tượng tích cực và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại.
4.3. Quản lý kho hàng linh hoạt và chính xác
Một lợi thế lớn khác của Fulfillment là khả năng kiểm soát tồn kho hiệu quả thông qua các hệ thống quản lý hiện đại (WMS – Warehouse Management System). Thông qua công cụ này, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hàng hóa theo thời gian thực, lên kế hoạch nhập – xuất kho hợp lý và tránh được tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng hàng hóa.
4.4. Mở rộng quy mô kinh doanh
Với mô hình Fulfillment, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng thị trường mà không phải đầu tư thêm nhiều vào cơ sở vật chất hoặc nguồn lực vận hành. Các nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment thường sở hữu hệ thống kho và trung tâm xử lý đơn hàng ở nhiều tỉnh thành hoặc quốc gia, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng ở các khu vực mới một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Quy trình Fulfillment diễn ra như thế nào?
Dưới đây là quy trình thực hiện Fulfillment chuyên nghiệp được nhiều đơn vị áp dụng mà chủ shop có thể tham khảo:
5.1. Nhập hàng vào kho
Chủ shop hoặc doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến kho của đơn vị Fulfillment hoặc được hỗ trợ nhận hàng về kho. Khi hàng hóa đến, nhân viên kho sẽ tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ tình trạng hàng hóa và đối chiếu với thông tin đã đăng ký. Mọi hoạt động nhập kho đều được ghi nhận trên hệ thống để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
5.2. Kiểm tra hàng hóa và lưu kho
Ngay sau khi hàng được nhập kho, đơn vị Fulfillment sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho, kiểm tra chi tiết, thống kê số lượng và tiến hành lưu trữ, sắp xếp vào kho hàng. Bên dịch vụ Fulfillment sẽ quản lý sản phẩm bằng mã hàng hóa, vừa kiểm kê hoạt động xuất – nhập, đảm bảo có đủ hàng hóa để giao đơn, vừa giúp chủ shop cập nhật thông tin trên hệ thống dễ dàng.
5.3. Xử lý đơn hàng khi phát sinh
Khi có đơn hàng mới từ sàn TMĐT, website hoặc hệ thống quản lý bán hàng, đơn vị Fulfillment sẽ nhanh chóng tiếp nhận và bắt đầu xử lý: xác nhận đơn, lấy hàng, kiểm tra lần cuối và đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển. Sau mỗi quy trình sẽ được cập nhật cho người mua và người bán trên email, ứng dụng hoặc website của nhà vận chuyển. Điều này giúp khách hàng an tâm, dễ dàng cập nhật thông tin giao hàng và đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời.
5.4. Vận chuyển
Sau khi đóng gói, đơn hàng sẽ được bốc dỡ lên các xe tải đến các trạm trung chuyển, phân loại và tiếp tục gửi đến bưu cục gần người mua. Các thông tin về vận đơn, hành trình đơn hàng đều được đồng bộ hóa lên hệ thống để chủ shop và khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng một cách minh bạch và thuận tiện.
5.5. Giao hàng và thu hộ tiền COD (nếu có)
Đơn hàng sẽ được shipper giao đến tận tay người mua. Nếu khách chọn hình thức thanh toán khi nhận hàng (COD), shipper sẽ thu tiền hộ và gửi về cho đơn vị Fulfillment hoặc chủ shop theo kỳ đối soát.
5.6. Xử lý các yêu cầu sau bán hàng
Fulfillment không dừng lại ở bước giao hàng. Sau bán, doanh nghiệp cần xử lý các tình huống phát sinh như: khách đổi/trả hàng, khiếu nại, hoàn tiền hoặc hỗ trợ bảo hành. Khi nhận được đơn giải quyết, bên Fulfillment sẽ tiếp nhận và xử lý theo chính sách dịch vụ. Cụ thể, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh nguyên nhân và phối hợp với chủ shop để đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi cho cả bên người mua và người bán.
6. 5 lý do nên lựa chọn dịch vụ Warehouse & Fulfillment của ToTTOT
Khi thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc lựa chọn đúng đối tác logistics không chỉ tối ưu chi phí mà còn giúp vận hành hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là 5 lý do bạn nên chọn dịch vụ Warehouse & Fulfillment của ToTTOT Logistics:
6.1. Tiết kiệm chi phí đáng kể
Dịch vụ Fulfillment của ToTTOT giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều chi phí cố định như thuê kho, nhân sự, trang thiết bị và quản lý vận hành. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí để đầu tư vào các hoạt động cốt lõi như bán hàng, chăm sóc khách hàng hay phát triển sản phẩm, mọi thứ còn lại đã có ToTTOT lo.
6.2. Giải pháp Fulfillment toàn diện, linh hoạt
Chúng tôi cung cấp dịch vụ fulfillment khép kín, từ lưu trữ, đóng gói đến vận chuyển hàng hóa tận tay khách hàng. Mọi quy trình đều được cá nhân hóa phù hợp với từng mô hình kinh doanh: từ TMĐT, bán lẻ đến phân phối B2B.
6.3. Đa dạng phương thức lấy hàng
ToTTOT ứng dụng đa dạng phương thức lấy hàng hiện đại như Zone Picking, Batch Picking hay Cluster Picking… phù hợp với nhiều loại hàng hóa và mô hình kinh doanh khác nhau. Nhờ đó, quá trình xử lý đơn hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu lỗi đóng gói và tiết kiệm đáng kể nguồn lực vận hành.
6.4. Hệ thống công nghệ hiện đại, kết nối linh hoạt
ToTTOT đầu tư bài bản vào hệ thống OMS (Order Management System) và WMS (Warehouse Management System) cho phép đồng bộ đơn hàng từ các nền tảng TMĐT lớn như TikTok, Shopee, Lazada… Đồng thời tích hợp với hơn 15 đơn vị vận chuyển qua API, giúp theo dõi đơn hàng thời gian thực, dễ dàng kiểm soát tồn kho và cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh chóng.
6.5. Đội ngũ chuyên môn cao, hỗ trợ tận tâm
Đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, am hiểu TMĐT sẽ tư vấn giải pháp fulfillment tối ưu, phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp. Ngoài ra, ToTTOT còn có đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tận tâm, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng.
Liên hệ với ToTTOT ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và báo giá dịch vụ Fulfillment nhé!
