Ngày nay, nhu cầu lưu trữ và bảo quản hàng hóa ngày càng tăng, khiến dịch vụ kho bãi trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là các chủ shop online. Vậy dịch vụ kho bãi là gì? Mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Và hiện nay có những hình thức thuê kho nào phổ biến? Hãy cùng ToTTOT tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Dịch vụ kho bãi là gì?
Dịch vụ kho bãi (hay còn gọi là dịch vụ cho thuê kho bãi) là một giải pháp được cung cấp bởi các công ty logistics nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp hoặc cá nhân. Thay vì phải đầu tư xây dựng và vận hành kho riêng – vốn tiêu tốn nhiều chi phí và nguồn lực, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê kho sẵn có với mức chi phí linh hoạt, đi kèm hệ thống quản lý hiện đại và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp.
Không chỉ đơn thuần là cung cấp mặt bằng để lưu trữ hàng, dịch vụ kho bãi ngày nay còn tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ như: kiểm soát xuất – nhập hàng, phân loại, đóng gói sản phẩm, theo dõi tồn kho qua phần mềm WMS, bảo hiểm hàng hóa, dịch vụ giao nhận,… giúp quá trình quản trị kho vận trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và nhu cầu giao hàng nhanh, dịch vụ kho bãi hiện đại thường đi kèm với giải pháp Fulfillment, giúp thực hiện toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng: Từ tiếp nhận, xử lý, đóng gói đến vận chuyển đến tay người tiêu dùng.
2. Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ kho bãi
Dịch vụ kho bãi logistics nhận được nhiều sự quan tâm từ khách hàng cá nhân và doanh nghiệp bởi các ưu điểm sau:
2.1. Tiết kiệm chi phí
Việc xây dựng và duy trì kho bãi đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều chi phí cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, nhân sự vận hành cũng như phí bảo trì định kỳ. Điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp (startup). Khi sử dụng dịch vụ thuê kho bãi, bạn chỉ cần trả chi phí thuê định kỳ. Từ đó, chủ shop có thể tối ưu được ngân sách và có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
2.2. Quản lý hàng hóa dễ dàng
Nếu lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho bãi uy tín, chẳng hạn như ToTTOT Logistics, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống công nghệ quản lý kho bãi và fulfillment hiện đại (OMS và WMS), giúp đồng bộ đơn hàng/ tồn kho từ đa nền tảng, quản lý và theo dõi tồn kho theo thời gian thực,…Từ đó tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và hạn chế thất thoát.
2.3. Tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh
Thị trường luôn biến động, kéo theo sự thay đổi nhanh chóng về nhu cầu lưu trữ và phân phối hàng hóa. Dịch vụ kho bãi cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh diện tích thuê, thời gian lưu trữ cũng như quy mô hàng tồn kho tùy theo từng giai đoạn cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động thích ứng với các tình huống phát sinh như đơn hàng tăng đột biến, mở rộng thị trường hoặc xử lý hàng hóa tồn kho trong mùa cao điểm.
2.4. Tối ưu hóa không gian và luồng hàng hóa
Các kho bãi chuyên nghiệp thường được thiết kế tối ưu về không gian lưu trữ, quy trình luân chuyển hàng hóa và hệ thống phân khu khoa học. Điều này giúp tối ưu hóa việc sắp xếp, vận chuyển và xuất – nhập hàng, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu suất vận hành.
2.5. Hạn chế rủi ro mất mát, hư hỏng
Một trong những ưu điểm lớn của dịch vụ kho bãi là được trang bị hệ thống an ninh, giám sát chặt chẽ và điều kiện bảo quản đạt chuẩn, chẳng hạn như: hệ thống camera giám sát 24/7, thiết bị báo cháy/chữa cháy hiện đại… Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc sự cố bất ngờ. Ngoài ra, công ty dịch vụ thuê kho bãi cũng tích hợp chính sách bảo hiểm rõ ràng, mang lại sự an tâm cho doanh nghiệp trong suốt quá trình lưu trữ.
2.6. Tích hợp dịch vụ hậu cần và vận chuyển
Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi hiện nay tích hợp thêm giải pháp Fulfillment, giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ mà còn xử lý toàn bộ đơn hàng từ khi tiếp nhận, lưu trữ, đóng gói, vận chuyển và thậm chí là chăm sóc khách hàng sau bán. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân lực trong các khâu trung gian, tối ưu chuỗi cung ứng, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ sự đồng bộ liền mạch và nhanh chóng từ hệ thống vận chuyển.
3. Có những loại kho bãi nào?
Một số loại kho bãi logistics phổ biến hiện nay như:
3.1. Kho ngoại quan (Bonded Warehouse)
Khi doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, nếu thủ tục hải quan chưa hoàn tất, hàng có thể được gửi tạm vào kho ngoại quan. Đây là loại kho chuyên dùng để lưu giữ hàng hóa nhằm phục vụ cho công tác xuất nhập khẩu và thực hiện thủ tục hải quan tại cửa khẩu.
Hàng hóa trong kho ngoại quan được đặt dưới sự giám sát của cơ quan hải quan và có thể được phân loại, đóng gói, ghi nhãn hoặc kiểm đếm trước khi thông quan. Loại kho này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có hoạt động thương mại quốc tế, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho tại cảng và chủ động hơn trong xử lý thủ tục xuất nhập khẩu.
3.2. Kho CFS (Container Freight Station)
Kho CFS (hay còn gọi là điểm gom hàng lẻ) là nơi thu gom, phân loại và đóng gói các lô hàng nhỏ từ nhiều chủ hàng khác nhau để ghép chung vào một container, dành cho cả vận chuyển trong nước và xuất khẩu quốc tế.
Kho CFS đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ logistics, nhất là với các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa không đủ số lượng cho một container riêng. Ngoài ra, đây còn là nơi thực hiện các dịch vụ như kiểm kê, chuyển đổi giấy tờ sở hữu và làm thủ tục hải quan cho từng lô hàng lẻ.
3.3. Kho bảo thuế (Bonded Warehouse/Factory)
Kho bảo thuế là nơi lưu trữ nguyên vật liệu nhập khẩu đã thông quan nhưng chưa hoàn tất các nghĩa vụ thuế theo quy định. Loại kho này thường thuộc quyền sở hữu của cá nhân hoặc doanh nghiệp tư nhân và được đặt dưới sự giám sát chặt chẽ của cơ quan hải quan. Chủ kho có trách nhiệm phối hợp với hải quan trong việc kiểm tra, theo dõi và xử lý hàng hóa trước khi xuất khẩu hoặc chuyển giao sang địa điểm khác.
3.4. Trung tâm logistics đa chức năng
Trung tâm logistics là mô hình kho bãi tích hợp công nghệ tự động hóa, có khả năng xử lý và phân phối, vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và nhanh chóng. Các trung tâm này thường được đặt tại các vị trí chiến lược, gần cảng biển, sân bay hoặc khu công nghiệp, nhằm kết nối hiệu quả với đa dạng các phương thức vận tải góp phần tối ưu toàn bộ chuỗi cung ứng.
3.5. Kho thương mại điện tử (E-commerce Fulfillment Center)
Kho thương mại điện tử là loại kho được thiết kế chuyên biệt cho hoạt động bán hàng online trên các sàn TMĐT. Tại đây, hàng hóa không chỉ được lưu trữ mà còn được xử lý đơn hàng theo mô hình Fulfillment: từ khi khách đặt hàng đến lúc sản phẩm được đóng gói, xuất kho và giao đến tay người mua.
Dịch vụ này giúp các chủ shop tối ưu thời gian, chi phí vận hành và nâng cao tốc độ giao hàng. Kho thương mại điện tử thường đi kèm hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), tích hợp với sàn TMĐT và các đơn vị vận chuyển để đảm bảo quy trình khép kín, chính xác.
3.6. Kho thông minh (Smart Warehouse)
Kho thông minh được dự đoán sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong hệ thống kho bãi của ngành logistics. Loại kho này được tích hợp và ứng dụng công nghệ cao như trí tuệ nhân tạo (AI), cảm biến IoT, hệ thống robot vận hành, băng chuyền tự động và phần mềm WMS để quản lý toàn bộ quy trình xuất – nhập – tồn.
Việc ứng dụng mô hình kho thông minh giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót thủ công, tiết kiệm nhân lực và tối ưu tốc độ xử lý đơn hàng. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cần vận hành với độ chính xác và hiệu quả cao.
4. Các hình thức thuê kho phổ biến
Để đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa đa dạng của các doanh nghiệp, dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa hiện nay được thiết kế với nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức có ưu điểm riêng phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp.
4.1. Thuê kho chung (chia sẻ diện tích)
Kho chung là loại kho có diện tích lớn, được chia ra thành nhiều khu vực riêng biệt để lưu trữ và bảo quản hàng hóa. Tùy theo loại hàng hóa, số lượng và nhu cầu mà doanh nghiệp chọn thuê ngắn hạn hoặc dài hạn. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp khác nhau có thể thuê cùng một không gian nhằm tiết kiệm đáng kể chi phí.
4.2. Thuê kho riêng (kho tự quản)
Thuê kho riêng hay còn gọi là kho tự quản là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn cũng như điều kiện về kinh tế, có yêu cầu cao về tính riêng tư và kiểm soát hàng hóa. Theo đó, doanh nghiệp sẽ toàn quyền sử dụng không gian kho theo mục đích riêng, từ sắp xếp, lưu trữ đến vận hành và bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu. Loại kho này thường đi kèm các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, an ninh và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
4.3. Thuê kho mini
Kho mini là phần không gian nhỏ được tách riêng từ kho lớn, có vách ngăn và cửa khóa riêng biệt cùng hệ thống camera để đảm bảo an ninh. Hình thức thuê này rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), startup hoặc cá nhân kinh doanh cần lưu trữ số lượng hàng hóa nhất định. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ kho mini còn hỗ trợ thêm các tiện ích đi kèm như cho thuê xe nâng, bốc xếp hàng hoặc dịch vụ quản lý hàng hóa theo yêu cầu.
4.4. Thuê kho thương mại điện tử
Giống với tên gọi, thuê kho thương mại điện tử là dịch vụ được thiết kế chuyên biệt cho các hoạt động bán hàng trực tuyến. Ngoài việc lưu trữ hàng hóa, đơn vị cung cấp còn hỗ trợ hoạt động xử lý đơn hàng như: phân loại, đóng gói, dán nhãn, giao hàng, thu hộ…nhằm đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp trong hoạt động thương mại điện tử.
4.5. Thuê kho linh hoạt (Flexible Storage)
Đây là hình thức cho phép doanh nghiệp điều chỉnh diện tích, thời gian thuê, cũng như dịch vụ đi kèm dựa trên tình hình thực tế mà không cần cam kết thuê dài hạn. Đây là giải pháp phù hợp cho các đơn vị có nhu cầu lưu trữ mùa vụ, hàng hóa không ổn định hoặc cần mở rộng/quy hoạch lại kho trong thời gian ngắn. Việc thuê kho linh hoạt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và dễ dàng thích ứng với thay đổi của thị trường.
5. Các quy định và điều kiện thuê kho bãi tại Việt Nam
Để đảm bảo hoạt động cho thuê kho bãi diễn ra an toàn và hiệu quả, các tổ chức và cá nhân kinh doanh dịch vụ kho bãi tại Việt Nam cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Cụ thể như sau:
5.1. Quy định về hoạt động kho bãi
Các hoạt động liên quan đến kho bãi được phân thành hai nhóm chính:
– Hoạt động lưu trữ hàng hóa nội bộ: Đây là hoạt động của doanh nghiệp có kho hàng riêng, dùng để lưu trữ hàng hóa do chính doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh. Hoạt động này không thuộc lĩnh vực kinh doanh bất động sản và yêu cầu doanh nghiệp phải xuất hóa đơn dịch vụ lưu kho hàng tháng theo đúng quy định về thuế.
– Hoạt động cho thuê kho bãi: Áp dụng đối với các đơn vị sở hữu kho bãi cho mục đích cho thuê, bao gồm việc cho thuê lại đất hoặc nhà xưởng dưới hình thức kinh doanh bất động sản. Các đơn vị này phải đăng ký hoạt động phù hợp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, hồ sơ pháp lý.
5.2. Quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ kho bãi
Căn cứ theo Luật Kinh doanh Bất động sản số 66/2014/QH13, các tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi cần đáp ứng các điều kiện dưới đây:
– Thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã có vốn pháp định không dưới 20 tỷ đồng.
– Duy trì mức vốn này trong suốt quá trình hoạt động, đảm bảo không thấp hơn mức vốn đã đăng ký.
– Có đầy đủ giấy phép kinh doanh phù hợp với lĩnh vực cho thuê kho bãi.
Trường hợp cho thuê không thường xuyên, các hộ gia đình hoặc cá nhân không bắt buộc thành lập doanh nghiệp nhưng vẫn phải kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.
5.3. Quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC)
Vì kho bãi thuộc nhóm công trình có nguy cơ cháy nổ cao, các doanh nghiệp kinh doanh kho bãi cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy chữa cháy như sau:
– Trang thiết bị an toàn: Lắp đặt hệ thống báo cháy, chữa cháy, chống sét, chống tĩnh điện; đảm bảo các thiết bị điện, hệ thống thông gió và cấp nước hoạt động ổn định.
– Nội quy và biển báo: Trang bị đầy đủ nội quy PCCC, biển chỉ dẫn lối thoát hiểm và vị trí thiết bị chữa cháy rõ ràng.
– Phân công và tập huấn: Có phương án phân công trách nhiệm PCCC cụ thể cho nhân sự và tổ chức huấn luyện định kỳ.
– Phê duyệt phương án PCCC: Xây dựng phương án PCCC theo quy mô kho, được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
– Hồ sơ pháp lý: Đảm bảo có văn bản thẩm duyệt, nghiệm thu của cơ quan Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy, cũng như hồ sơ quản lý hoạt động phòng cháy chữa cháy theo quy định của Bộ Công an.
6. Quy trình thuê và sử dụng dịch vụ kho bãi
Dịch vụ cho thuê kho bãi thường được các đơn vị triển khai theo quy trình như sau:
– Bước 1: Đăng ký tư vấn
Khách hàng có thể đăng ký nhu cầu thuê kho thông qua website, hotline hoặc các kênh liên hệ chính thức của đơn vị cung cấp dịch vụ. Đây là bước đầu tiên để tiếp cận thông tin chi tiết về loại hình kho phù hợp, vị trí, chi phí và các dịch vụ đi kèm.
– Bước 2: Tiếp nhận thông tin và khảo sát nhu cầu
Sau khi nhận được yêu cầu, bên cho thuê sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng bao gồm: loại hàng hóa, diện tích kho cần sử dụng, thời gian lưu trữ, yêu cầu đặc biệt (nếu có). Đồng thời, tiến hành khảo sát sơ bộ để đưa ra phương án kho phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.
– Bước 3: Tư vấn phương án và báo giá
Dựa trên thông tin khảo sát, đơn vị cung cấp sẽ đề xuất phương án kho bãi tối ưu (vị trí, loại kho, diện tích, tiện ích hỗ trợ…) và gửi báo giá chi tiết. Mọi thắc mắc của khách hàng sẽ được giải đáp rõ ràng nhằm đảm bảo minh bạch trước khi ký kết.
– Bước 4: Ký kết hợp đồng và bố trí kho
Khi khách hàng đồng ý với phương án và chi phí đã thỏa thuận, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê kho bãi. Sau đó, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ nhanh chóng chuẩn bị kho, hoàn tất các thủ tục cần thiết để sẵn sàng tiếp nhận hàng hóa.
– Bước 5: Nhập kho và lưu trữ hàng hóa
Bên dịch vụ sẽ tiến hành nhập, lưu kho và đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định của pháp luật và hợp đồng đã ký kết.
7. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kho bãi của ToTTOT Logistics?
Giữa bối cảnh thị trường logistics phát triển mạnh mẽ, việc lựa chọn một đối tác cho thuê kho uy tín, linh hoạt và am hiểu nhu cầu thực tế của doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, ToTTOT Logistics tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp Kho bãi và Fulfillment toàn diện với:
– Đa dạng loại hình kho: Cung cấp kho đa dạng, linh hoạt, phù hợp cho nhiều ngành hàng, quy mô và nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.
– Vị trí kho thuận tiện, dễ kết nối: Kho nằm tại các khu vực chiến lược của TP.HCM, dễ dàng kết nối giao nhận toàn quốc.
– Công nghệ quản lý hiện đại, dễ sử dụng: Hệ thống OMS & WMS thân thiện, đồng bộ đơn hàng từ đa nền tảng (TikTok, Shopee, Lazada, website, v.v.), dễ dàng quản lý tồn kho theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp với hơn 15 đơn vị vận chuyển, giúp kiểm soát và tối ưu quá trình giao hàng.
– Tích hợp trọn gói quy trình Fulfillment – Hậu cần – Vận chuyển: Không chỉ lưu kho, ToTTOT còn hỗ trợ đóng gói, xử lý đơn hàng, đối soát và giao hàng COD trên toàn quốc, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp.
– Chi phí minh bạch: Báo giá minh bạch, rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn, phù hợp theo nhu cầu từng doanh nghiệp.
– Đội ngũ hỗ trợ tận tâm: Tư vấn giải pháp phù hợp, luôn đồng hành cùng khách hàng và sẵn sàng hỗ trợ 24/7.
Nếu bạn quan tâm về dịch vụ kho bãi và Fulfillment của ToTTOT, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn miễn phí nhé!
