Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển, chúng ta thường nghe tới khái niệm “bưu cục”. Vậy bưu cục là gì? Bưu cục với bưu điện khác nhau như thế nào? Hãy cùng TOTTOT tìm hiểu chi tiết qua bài viết này nhé!
1. Bưu cục là gì?
Bưu cục là một điểm dịch vụ của các đơn vị vận chuyển, nơi tiếp nhận, xử lý và phân phối hàng hóa, bưu phẩm, bưu kiện. Đây là nơi mà các cá nhân, doanh nghiệp, và đặc biệt là các shop online có thể gửi hàng hóa để chuyển đi khắp các vùng miền trong nước hoặc ra quốc tế.
Điều khác biệt so với bưu điện là bưu cục thường chỉ tập trung vào dịch vụ vận chuyển hàng hóa và bưu kiện, không cung cấp các dịch vụ khác như chuyển tiền, bán tem, hay các dịch vụ hành chính công mà bưu điện thường đảm nhiệm.
Bưu cục phục vụ nhu cầu giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và tiện lợi, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng của các shop online và khách hàng cá nhân.
2. Vai trò của bưu cục
Bưu cục đóng một vai trò quan trọng trong hệ sinh thái vận chuyển hàng hóa, cụ thể như sau:
2.1. Giao nhận hàng hóa
Vai trò chính của bưu cục là luân chuyển hàng hóa của khách hàng. Do đó, đây là nơi sẽ tạo điều kiện cho việc vận chuyển được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời, hệ thống quản lý tại bưu cục hỗ trợ theo dõi hành trình đơn hàng, cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dùng.
2.2. Lưu kho an toàn
Bưu cục đóng vai trò quan trọng trong việc lưu kho tạm thời cho hàng hóa. Tại bưu cục, hàng hóa được tập kết và bảo quản an toàn trong thời gian chờ xử lý và phân phối. Hệ thống quản lý kho bãi chuyên nghiệp tại bưu cục đảm bảo hàng hóa được lưu giữ nguyên vẹn, tránh hư hỏng hoặc thất lạc.
2.3. Cung cấp thông tin dịch vụ
Tương tự như bưu điện, bưu cục cũng chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin dịch vụ chho khách hàng như: Quy trình gửi & nhận hàng, cước phí vận chuyển, tình trạng đơn hàng, chính sách bảo hiểm – đền bù, các dịch vụ giá trị gia tăng khác…
Ngoài ra, bưu cục cũng là nơi tiếp nhận và xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng. Thông qua vai trò này, bưu cục góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo niềm tin cho khách hàng.
3. Bưu điện và bưu cục có gì khác nhau?
Mặc dù bưu cục và bưu điện đều có chức năng tương tự nhau trong việc tiếp nhận và chuyển phát hàng hóa, nhưng hai đơn vị này vẫn có những điểm khác biệt như sau:
| TIÊU CHÍ | BƯU ĐIỆN | BƯU CỤC |
| Đơn vị trực thuộc | Bưu chính | Hệ thống bưu chính hoặc công ty giao nhận hàng hóa |
| Quy mô | Toàn quốc | Toàn quốc |
| Dịch vụ cung cấp | – Giao, nhận, phân loại, xử lý, truyền tải, cung cấp thư từ, hộp thư, chuyển phát hàng hóa,… – Thuê xe giao hàng, cấp hộ chiếu, dịch vụ ngân hàng,… | Tiếp nhận, lưu kho, giao hàng hóa |
| Phân chia và trang bị chức năng | Có hệ thống các bưu cục phía dưới | Thường chia thành 3 cấp: Cấp 1, cấp 2 và cấp 3 |
4. Phân loại bưu cục
Bưu cục được phân loại thành 3 cấp, mỗi cấp có quy mô và vai trò khác nhau. Các cấp bưu cục này liên kết hoạt động với nhau, giúp việc vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn:
4.1. Bưu cục cấp 1
Bưu cục cấp 1 là đơn vị bưu cục được mở tại trung tâm của các tỉnh/thành phố. Bưu cục cấp 1 sẽ là nơi khai thác bưu gửi nội tỉnh, nội thành phố hoặc trong khu vực. Tuỳ vào nhu cầu của tỉnh/thành phố đó mà doanh nghiệp có thể phân bố nhiều bưu cục cấp 1 tương ứng. Chức năng của bưu cục cấp 1 khá đa dạng cùng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp sẽ phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng một cách tốt nhất.
4.2. Bưu cục cấp 2
Bưu cục cấp 2 có quy mô nhỏ hơn bưu cục cấp 1, được mở tại trung tâm các quận, huyện, đảm nhận việc chuyển hàng hóa trong nội quận, huyện đó. Tuy có phạm vi hoạt động nhỏ hơn cấp 1 nhưng bưu cục này cũng đảm nhận được các chức năng chuyển phát cơ bản. Cụ thể, khách hàng có thể đến bưu cục cấp 2 để giao, nhận thư từ, hàng hóa.
4.3. Bưu cục cấp 3
Bưu cục cấp 3 là đơn vị có quy mô nhỏ nhất, được thành lập tại các cụm dân cư cố định để đảm nhận vai trò chuyển phát hàng hóa trong phạm vi này. Dù không có đầy đủ các chức năng như bưu cục cấp 1 và cấp 2, bưu cục cấp 3 vẫn đáp ứng nhu cầu cơ bản của khách hàng. Nhân viên bưu cục sẽ tiếp nhận yêu cầu và chuyển lên các cấp cao hơn nếu cần thiết. Bưu cục cấp 3 còn có vai trò giảm tải áp lực cho các cấp bưu cục cao hơn, giúp hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
5. Nên gửi hàng bưu cục hay bưu điện?
Việc lựa chọn gửi hàng ở bưu cục hay bưu điện phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Tùy vào các yếu tố khác nhau như vị trí, phương thức vận chuyển, chi phí mà bạn có thể cân nhắc:
– Bưu điện thường là trụ sở chính tại địa phương và cung cấp đầy đủ các dịch vụ như chuyển phát nhanh, chuyển phát quốc tế, dịch vụ tài chính và các dịch vụ công cộng khác. Do đó, đơn vị này có thể xử lý tốt các bưu kiện lớn hoặc các dịch vụ phức tạp.
– Bưu cục thường nhỏ hơn và phân bổ rộng rãi, giúp bạn tiếp cận dễ dàng hơn, đặc biệt là ở các khu vực ngoại ô hoặc nông thôn. Do tập trung vào các dịch vụ cơ bản, các bưu cục thường có chi phí thấp hơn cho các dịch vụ chuyển phát đơn giản như: chuyển phát thông thường, phù hợp với các bưu phẩm nhẹ và hàng hóa nhỏ.
6. Một số lưu ý khi lựa chọn bưu cục
Khi lựa chọn bưu cục, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
– Nên chọn địa chỉ bưu cục gần với địa điểm của bạn để có thể được hỗ trờ kịp thời khi có những tình huống không mong muốn có thể xảy ra.
– Mọi giao dịch tại bưu cục và bưu điện đều sẽ có hoá đơn, chứng từ đi kèm. Vì thế cần giữ lại chứng từ để khi có vấn đề giao dịch phát sinh được hỗ trợ.
Hy vọng với các thông tin kể trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm bưu điện là gì cũng như phân biệt được sự khác biệt giữa bưu cục và bưu điện. Tùy thuộc vào nhu cầu và tình trạng hàng hóa của bạn, mà hãy cân nhắc lựa chọn đúng địa điểm để gửi hàng để tối ưu chi phí và thời gian vận chuyển.
Nếu bạn có nhu cầu gửi hàng nội địa hay quốc tế, đừng ngần ngại liên hệ với ToTTOT ngay để được hỗ trợ sớm nhất nhé!
