HS Code là loại mã thường xuất hiện trong các tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu như tờ khai hải quan, chứng nhận nguồn gốc xuất xứ CO/CQ, hóa đơn thương mại và nhiều chứng từ khác. Vậy mã HS Code là gì? Chúng có vai trò như thế nào trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy cùng ToTTOT tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. HS Code là gì?
HS Code là tên viết tắt của Harmonized System Codes, nghĩa là Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa – do Tổ chức Hải quan Thế giới WCO xây dựng và ban hành. Đây là hệ thống phân loại hàng hóa được áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn cầu, giúp nhận diện chính xác từng loại hàng hóa khi tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Về bản chất, mã HS đóng vai trò như một ngôn ngữ chung, cho phép các quốc gia hiểu và quản lý hàng hóa theo cùng một chuẩn mực.
HS Code không chỉ đơn thuần là một dãy số định danh. Thông qua mã HS, cơ quan hải quan có thể xác định tên gọi, tính chất, cấu tạo, công dụng và nhóm hàng tương ứng của sản phẩm. Từ đó làm căn cứ áp dụng thuế suất xuất nhập khẩu, chính sách quản lý chuyên ngành, điều kiện kiểm tra và thông quan hàng hóa. Tại Việt Nam, mã HS được sử dụng trong Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu và là cơ sở pháp lý quan trọng trong toàn bộ quy trình khai báo hải quan.
Chính vì vậy, việc hiểu đúng mã HS Code là gì và áp dụng đúng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định hải quan, đồng thời hỗ trợ tính toán chính xác thuế xuất nhập khẩu, tối ưu hóa quy trình thông quan và hạn chế rủi ro pháp lý, tài chính trong giao dịch Quốc tế.
2. Vai trò của mã HS Code trong xuất nhập khẩu
Mã HS Code giữ vai trò nền tảng trong toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Đây không chỉ là công cụ phân loại hàng hóa, mã HS còn giúp các doanh nghiệp và cơ quan chính phủ kiểm soát chặt chẽ và tối ưu quy trình thương mại quốc tế:
– Đối với doanh nghiệp: Áp dụng đúng mã HS giúp hạn chế rủi ro về thuế, tránh bị truy thu hoặc xử phạt do khai sai. Đồng thời, mã HS chính xác còn giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh hơn, giảm thời gian lưu kho, tối ưu chi phí và hỗ trợ doanh nghiệp chủ động xây dựng kế hoạch giá và chiến lược kinh doanh.
– Đối với cơ quan quản lý nhà nước: Mã HS là công cụ quan trọng để kiểm soát luồng hàng hóa xuất nhập khẩu, xây dựng biểu thuế, áp dụng chính sách thương mại và thực hiện thống kê ngoại thương. Nhờ đó, hoạt động quản lý được minh bạch, nhất quán và hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy thương mại quốc tế phát triển bền vững.
3. Cấu trúc của mã HS Code
Mã HS Code được cấu trúc theo tiêu chuẩn Quốc tế do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quy định. Mã này bao gồm hai phần chính:
– Sáu chữ số đầu tiên mang tính Quốc tế, thống nhất trên toàn cầu.
– Hai đến sáu chữ số còn lại là phân nhóm phụ, do từng quốc gia tự quy định.
Cấu trúc của một mã HS code được phân cấp chi tiết như sau:
• Phần: Tổng cộng có 22 phần, mỗi phần có chú giải riêng;
• Chương: Được thể hiện bằng hai số đầu tiên của mã, mô tả tổng quát về loại hàng hóa. Hiện có 97 chương Quốc tế, chương 98 và 99 dành cho quy định riêng của các quốc gia, mỗi chương có chú giải chi tiết;
• Nhóm: Bao gồm hai chữ số tiếp theo sau chương, thể hiện phân loại nhóm sản phẩm;
• Phân nhóm: Gồm hai chữ số tiếp theo sau nhóm, thể hiện phân loại chi tiết hơn trong nhóm;
• Phân nhóm phụ: Các chữ số cuối cùng, do mỗi quốc gia tự quy định, được thể hiện phân loại chi tiết nhất. Tại Việt Nam, mã HS thường được sử dụng với 8 chữ số.
Cấu trúc phân cấp này giúp hàng hóa được nhận diện thống nhất trên phạm vi toàn cầu, đồng thời tạo điều kiện cho từng quốc gia quản lý xuất nhập khẩu hiệu quả và chính xác hơn.
Ví dụ: Quả măng cụt có mã HS 08045030, theo đó:
• 08: Số chương chỉ quả và quả hạch ăn được, vỏ quả thuộc họ cam quýt và các loại dứa.
• 0804: Số nhóm, có chú giải là quả chà là, sung, vả, dứa, măng cụt, bơ, ổi, xoài là đồ tươi hoặc khô.
• 080450: Phân nhóm quả ổi, xoài, măng cụt.
• 08045030: Phân nhóm phụ thường do quốc gia quy định.
Ví dụ phân tích mã HS Code của quả măng cụt.
4. Hướng dẫn cách tra cứu mã HS Code nhanh chóng, chính xác nhất
Tra cứu mã HS Code là bước quan trọng trong quá trình khai báo hải quan và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Để đảm bảo tính chính xác và hạn chế rủi ro về thuế xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
4.1. Tra cứu mã HS Code trên website Hải quan Việt Nam
Website của Tổng cục Hải quan Việt Nam là nguồn tra cứu chính thống, có độ tin cậy cao và được cập nhật thường xuyên theo quy định pháp luật. Hiện nay, bạn có thể thực hiện cách tra cứu mã HS Code hàng hóa trên website của Tổng cục Hải Quan Việt Nam dễ dàng.
Các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Hải Quan qua đường link: https://www.customs.gov.vn
– Bước 2: Tại trang chủ của website, tìm chọn mục “Tra cứu biểu thuế – Mã HS”.
– Bước 3: Nhập tên sản phẩm hoặc chuỗi mã số liên quan (ví dụ: 0804) đến sản phẩm cụ thể muốn tìm mã HS. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các mã HS liên quan đến sản phẩm, sau đó bấm chọn sản phẩm tương ứng.
– Bước 4: Lựa chọn loại thuế phù hợp như “nhập khẩu ưu đãi”, “nhạp khẩu ưu đãi đặc biệt” hoặc “nhập khẩu thông thường” để xem đầy đủ thông tin về mã HS, thuế suất và chính sách áp dụng.
4.2. Tra cứu mã HS Code trên trang web của Bộ Công thương
Bên cạnh tra cứu HS Code trên website của Tổng cục Hải Quan, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu mã HS Code thông qua website của Bộ Công Thương:
– Bước 1: Truy cập vào website của Bộ Công Thương tra cứu mã HS tại https://vntr.moit.gov.vn/vi/search
– Bước 2: Nhập mã HS hoặc tên hàng hóa cụ thể vào ô tìm kiếm, chọn quốc gia tương ứng rồi bấm tìm kiếm.
– Bước 3: Các mã HS liên quan đến sản phẩm hiện ra, được tô vàng. Lúc này, dựa trên thông tin mô tả chi tiết của từng mã để lựa chọn HS Code phù hợp.
4.3. Tra cứu mã HS Code dựa trên biểu thuế xuất nhập khẩu
Tra cứu mã HS thông qua biểu thuế xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc mã HS và mối liên hệ giữa hàng hóa, thuế suất và chính sách quản lý. Tuy cách làm khá đơn giản nhưng yêu cầu có tên sản phẩm cụ thể để tránh nhầm lẫn.
Cách thực hiện như sau:
– Bước 1: Tải về Biểu Thuế xuất nhập khẩu mới nhất tại các trang uy tín như Tổng cục Hải quan.
– Bước 2: Mở file đã tải về, nhập tên sản phẩm tương ứng vào phần tìm kiếm.
– Bước 3: Kéo xuống dưới trên màn hình sẽ hiện phần tô vàng tên sản phẩm tìm kiếm. Lúc này ở phần bên cạnh sẽ hiển thị mã phân nhóm của sản phẩm.
– Bước 4: Tra tiếp xuống dưới sẽ thấy mã đích danh sản phẩm cụ thể mà bạn muốn tìm kiếm.
4.4. Tra cứu mã HS Code thông qua tư vấn chuyên môn
Nếu không thể tự tra cứu mã HS trên website của Tổng cục Hải quan hoặc trường hợp hàng hóa có tính chất phức tạp, khó phân loại, doanh nghiệp có thể tìm đến các đơn vị, công ty chuyên về logistics, đã có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu hoặc công ty cung cấp dịch vụ thông quan. Họ sẽ có sự am hiểu và chuyên sâu hơn, từ đó hỗ trợ bạn tốt hơn.
5. Các quy tắc áp mã HS Code mà bạn cần biết
Để áp dụng mã HS chính xác cho từng loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp nên nắm vững 6 quy tắc cơ bản sau:
5.1. Quy tắc 1: Chú giải chương và tên định danh
Chú giải ở từng chương và định danh là thông tin quan trọng giúp phân loại hàng hóa chính xác trong cùng một chương. Để áp mã HS theo quy tắc 1, shop dựa trên nội dung cụ thể từng nhóm, các chú giải trong Phần và Chương. Tuy nhiên, trường hợp không thể phân loại hàng hóa đúng nhờ quy tắc 1 thì shop mới cần áp dụng các quy tắc khác.
5.2. Quy tắc 2: Phân loại sản phẩm chưa hoàn thiện và hợp chất cùng nhóm
Trong quy tắc này, việc áp mã HS Code phụ thuộc vào chức năng (công dụng) của sản phẩm dựa trên 2 quy tắc nhỏ sau:
• Quy tắc 2a: Sản phẩm chưa hoàn thiện: Sản phẩm chưa lắp ráp, sản xuất hoàn thiện nhưng có chức năng tương tự như sản phẩm hoàn thiện thì được xếp vào cùng mã với sản phẩm hoàn thiện.
• Quy tắc 2b: Hợp chất cùng nhóm: Nguyên tắc 2b chỉ áp dụng cho các sản phẩm là hỗn hợp của nguyên liệu và chất liệu. Nếu hỗn hợp (hợp chất) có các nguyên liệu/ chất trong cùng một nhóm thì phân loại mã HS theo nhóm đó. Mặc khác, hỗn hợp (hợp chất) có các nguyên liệu/ chất thuộc các nhóm khác nhau thì áp HS Code dựa trên chất cơ bản nhất. Ví dụ như cà phê sữa hòa tan có thành phần là cà phê, đường, sữa, thì khi phân loại hỗn hợp này dựa trên chất cơ bản nhất là cà phê.
5.3. Quy tắc 3: Xử lý hàng hóa có thể thuộc nhiều nhóm
Khi áp mã số HS dựa trên hàng hóa thuộc nhóm, bạn cần lưu ý 3 quy tắc nhỏ sau:
• Quy tắc 3a: Hàng hóa mô tả ở nhiều nhóm thì ở nhóm nào có mô tả cụ thể hơn thì ưu tiên hơn các nhóm có mô tả khái quát. Như với sản phẩm bia có thành phần chứa 60% lúa mì (mã HS 1001), 30% lúa đại mạch (mã HS 1003) và 10% chất phụ gia thì lựa chọn theo mã HS 1001.
• Quy tắc 3b: Trường hợp không thể phân loại theo quy tắc 3a, shop dựa trên mã nguyên liệu, bộ phận cấu thành sản phẩm chiếm tỷ lệ nhiều hơn. Ví dụ cửa nhôm (mã HS 7610) có tay nắm thép (7326) thì dựa trên mã nhôm.
• Quy tắc 3c: Không thể áp mã HS theo quy tắc 3a, 3b, shop có thể áp dụng quy tắc 3c. Hàng hóa được dựa trên nhóm cuối cùng theo thứ tự đánh số trong các nhóm cùng được xem xét để phân loại.
5.4. Quy tắc 4: Phân loại theo hàng hóa tương đồng nhất
Hàng hóa không thể phân loại theo các quy tắc trên sẽ được phân loại dựa trên nhóm hàng hóa giống chúng nhất. Việc xác định giống nhau có thể dựa trên mô tả chương, nhóm, đặc điểm, tính chất, mục đích sử dụng…
5.5. Quy tắc 5: Quy định về bao bì, hộp đựng
Đây là quy tắc được áp dụng cho các sản phẩm có hộp đựng, bao bì theo các quy tắc:
• Quy tắc 5a: Các loại hộp thích hợp hoặc có hình dạng đặc biệt dùng để chứa hàng hóa (bộ hàng hóa xác định), có thể dùng trong thời gian dài hoặc kèm với sản phẩm khi bán sẽ được phân loại cùng nhóm với sản phẩm.
• Quy tắc 5b: Bao bì được áp mã theo hàng hóa khi được dùng để đóng gói, chứa đựng hàng hóa hay được nhập cùng túi nilon, hộp carton,… thì được áp mã HS theo hàng hóa.
5.6. Quy tắc 6: Phương pháp phân loại và so sánh
Sau khi áp dụng mã HS sản phẩm dựa trên một trong 5 quy tắc trên, shop cần kiểm tra phân loại đã phù hợp với nội dung của từng phân nhóm, chú giải phân nhóm và chú giải chương liên quan hay chưa. Ngoài ra, shop lưu ý khi kiểm tra phân nhóm sản phẩm cần đảm bảo so sánh theo cùng cấp độ.
6 quy tắc phân loại hàng hóa để áp mã HS.
6. Một số câu hỏi thường gặp về HS Code
6.1. Mã HS có ảnh hưởng đến chi phí và cước phí xuất nhập khẩu không?
Mã HS Code là căn cứ xác định thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa, giúp doanh nghiệp chủ động chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.
6.2. Mã HS có ảnh hưởng đến chi phí và cước phí xuất nhập khẩu không?
Dựa vào mã HS Code, cơ quan hải quan sẽ xác định mức thuế áp dụng cho từng loại hàng hóa. Do đó khi áp dụng đúng mã HS, doanh nghiệp sẽ được tính mức thuế chính xác theo quy định.
6.3. Có thể dùng mã HS của nước ngoài cho hàng hóa tại Việt Nam không?
Bạn không thể sử dụng trực tiếp mã HS của nước ngoài tại Việt Nam. Vì vậy, khi làm thủ tục, doanh nghiệp cần sử dụng mã HS theo quy định của Việt Nam khi làm thủ tục hải quan.
6.4. Một sản phẩm có thể có nhiều mã HS không?
Đối với các mặt hàng có cấu tạo, công dụng hoặc thành phần phức tạp, bạn có thể áp dụng nhiều mã HS cho sản phẩm đó và cần áp dụng đúng quy tắc phân loại để chọn mã phù hợp nhất.
