Việc thực hiện lấy đơn hàng Order Picking luôn là “nỗi đau đầu” với các doanh nghiệp đang quản lý hay sử dụng dịch vụ về kho bãi và fulfillment. Vậy Order Picking là gì? Có mấy loại Order Picking phổ biến hiện nay và làm thế nào để sử dụng Order Picking hiệu quả? Hãy cùng ToTTOT tìm hiểu qua bài viết này nhé!
1. Order Picking là gì?
Order Picking là quy trình tìm và lấy đúng sản phẩm trong kho dựa trên danh sách đặt hàng của khách. Đây là bước đầu tiên trong quá trình thực hiện các đơn đặt hàng cho khách, đòi hỏi độ chính xác cao để bảo đảm các khâu tiếp theo như đóng gói và giao hàng diễn ra trôi chảy.
Về bản chất, Order Picking bảo đảm rằng mỗi đơn hàng được lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Quy trình này bao gồm việc xác định vị trí hàng, di chuyển đến khu vực lưu trữ, kiểm tra số lượng và thu gom sản phẩm. Khi Order Picking được thực hiện chính xác và nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể thời gian xử lý đơn, hạn chế thất thoát tồn kho và nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Với sự phát triển mạnh của thương mại điện tử, Order Picking trở thành một yếu tố then chốt giúp tối ưu năng suất kho và đảm bảo hiệu quả vận hành toàn hệ thống.
2. Mục tiêu của Order Picking là gì?
Order Picking giữ vai trò quan trọng trong vận hành kho, vì vậy quy trình này được thiết kế nhằm hướng đến 4 mục tiêu cốt lõi:
2.1 Tối ưu thời gian di chuyển
Thời gian di chuyển chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động pickup (lấy hàng). Mục tiêu của Order Picking là rút ngắn tối đa quãng đường di chuyển bằng cách bố trí kho hợp lý, sắp xếp sản phẩm theo tần suất xuất hàng và thiết kế lộ trình pickup khoa học. Khi đường đi được tối ưu, năng suất của kho tăng lên rõ rệt.
2.2 Giảm thiểu sai sót
Sai sót trong lấy hàng thường đến từ việc chọn nhầm sản phẩm hoặc sai số lượng. Một quy trình Order Picking hiệu quả phải bảo đảm độ chính xác cao thông qua kiểm soát chất lượng, mã vạch, phần mềm quản lý kho và các thiết bị hỗ trợ kiểm tra. Giảm sai sót đồng nghĩa với giảm trả hàng, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
2.3 Đảm bảo an toàn lao động
Order Picking cần được triển khai trên nền tảng an toàn. Việc trang bị thiết bị bảo hộ, huấn luyện kỹ năng lấy hàng an toàn và bố trí kho phù hợp giúp hạn chế rủi ro trong quá trình làm việc. Khi môi trường làm việc an toàn, năng suất và độ ổn định của quy trình cũng tăng theo.
2.4 Tối ưu không gian kho hàng
Khai thác hiệu quả không gian lưu trữ giúp hoạt động lấy hàng diễn ra nhanh hơn và giảm tắc nghẽn trong kho. Việc tổ chức hàng hóa khoa học, bố trí kệ hợp lý và sử dụng công nghệ quản lý kho sẽ cải thiện khả năng tiếp cận sản phẩm, giảm tồn kho dư thừa và hạn chế hư hỏng hàng hóa.
Khi thực hiện được những mục tiêu trên, quá trình Order Picking không chỉ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, mà còn giúp tránh tình trạng dư thừa mức tồn kho, giảm thiểu lượng hàng hỏng hóc một cách đáng kể.
3. Các yếu tố của Order Picking
Để đưa ra một chiến lược nhặt hàng/lấy hàng (Order Picking) hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý tới các yếu tố:
– Phương pháp nhặt hàng/lấy hàng: Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình lấy hàng của một doanh nghiệp. Ví dụ, một số phương pháp yêu cầu công nhân di chuyển đến các vị trí vật phẩm trong nhà kho, trong khi những phương pháp hiện đại khác sử dụng tự động hóa và robot để mang các mặt hàng đến người nhặt.
– Kỹ thuật và lộ trình lấy hàng: Ví dụ như lấy hàng đơn lẻ (single picking), lấy hàng theo lô (batch picking), hay lấy hàng cùng một lúc ở các chỗ khác nhau theo chu kỳ ngắn nhất (wave picking) . Không có chiến lược tốt nhất cho tất cả các doanh nghiệp, vì vậy bạn cần lựa chọn các kỹ thuật lấy hàng phù hợp cho nhu cầu của mình.
– Công nghệ: Hiện nay, công nghệ ngày càng được áp dụng nhiều trong việc chọn đơn hàng, chẳng hạn như chọn giọng nói, tần số vô tuyến (RF), máy quét mã vạch, chọn ánh sáng, các giải pháp robot và tự động hóa… Những công nghệ tiên tiến này có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình sản xuất và giảm thiểu sai sót của con người.
4. Các phương pháp lấy hàng
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp lấy hàng (Order Picking) phù hợp với nhu cầu, loại hàng hóa, quy mô và đặc thù kho. Mỗi phương pháp đều sẽ có ưu điểm và hạn chế riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và độ chính xác của quá trình xử lý đơn hàng.
4.1 Pick-to-Carton (Nhặt hàng vào thùng carton)
Người nhặt hàng sẽ lưu ý kích thước và trọng lượng của các mặt hàng trong đơn trước khi lấy. Sau đó, di chuyển trong khu vực nhà kho để nhặt hàng trực tiếp vào thùng các thùng carton thích hợp
- Ưu điểm: Giảm bớt các bước trung gian vì sản phẩm đã được đặt sẵn vào thùng vận chuyển, tiết kiệm thời gian đóng gói.
- Hạn chế: Chỉ phù hợp với sản phẩm có kích thước và trọng lượng tương tự nhau. Phương pháp này có thể không phù hợp với doanh nghiệp có sản phẩm đa dạng, nhiều SKU vì dễ dẫn tới nguy cơ nhầm lẫn hoặc sai sót.
4.2 Pick-to-Tote (Nhặt hàng vào thùng chứa)
Trong phương pháp này, sản phẩm được lấy và đặt vào các thùng nhựa hoặc hộp chứa tạm thời trước khi chuyển đến khu vực đóng gói. Khi toàn bộ đơn hàng đã được lấy xong, sản phẩm sẽ được chuyển từ hộp chứa tạm thời sang thùng vận chuyển cuối cùng. Sau đó, các sản phẩm được đóng gói, dán nhãn và gửi đi.
- Ưu điểm: Người lấy hàng có thể dễ dàng chọn bất kỳ sản phẩm nào trực tiếp vào thùng nhựa. Phương pháp này cũng linh hoạt với nhiều SKU và đơn hàng phức tạp, đồng thời dễ kiểm soát chất lượng trước khi đóng gói.
- Hạn chế: Tốn thời gian hơn so với Pick-to-Carton vì cần xử lý thêm bước chuyển từ thùng chứa sang thùng vận chuyển và các mặt hàng sau đó cũng phải được sắp xếp lại sau khi nhặt.
4.3 Pick-to-Cart (Nhặt hàng vào kệ)
Người lấy hàng sử dụng kệ di động có bánh xe chứa nhiều khay hoặc thùng chứa nhỏ. Mỗi khay này đại diện cho một đơn hàng, giúp họ lấy được nhiều sản phẩm cùng một lúc và phân loại vào từng thùng.
- Ưu điểm: Nhặt được nhiều đơn cùng lúc, tối ưu di chuyển và tiết kiệm thời gian.
- Hạn chế: Khó khăn với người lấy hàng nếu khu vực đường đi giữa các giá để hàng trong kho bị nhỏ hoặc không vừa với kệ di động. Bên cạnh đó, phương pháp này còn có nguy cơ gây ra lỗi do con người như: đặt nhầm hàng vào thùng chứa.
4.4 Part-to-Picker (Hay còn gọi là Goods-to-Person)
Đây là phương pháp đưa hàng hóa trực tiếp đến tay người lấy hàng nhờ hệ thống tự động hoặc bán tự động như băng chuyền, robot phân loại…
- Ưu điểm: Giảm đáng kể thời gian di chuyển, tăng năng suất và hiệu quả lấy hàng.
- Hạn chế: Có thể xảy ra thời gian chết khi chờ hàng được chuyển đến, chi phí đầu tư cao và thường chỉ phù hợp với kho quy mô lớn.
5. Phân loại các loại hình lấy hàng Order Picking
Order Picking có nhiều cách tổ chức và kết hợp với các phương pháp lấy hàng kể trên, tùy theo quy mô kho, số lượng đơn hàng và loại sản phẩm. Dưới đây là những loại hình phổ biến:
5.1. Single Picking (Lấy hàng theo đơn)
Đây là loại hình lấy hàng phổ biến nhất. Single Picking là một phương pháp truyền thống, trong đó mỗi nhân viên hoàn tất toàn bộ các sản phẩm cho một đơn hàng trước khi chuyển đi. Nhân viên thường dựa theo dánh sách được in để đến những kệ hàng trong kho và lấy từng sản phẩm một.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ đào tạo nhân viên và dễ triển khai trong các kho nhỏ. Hạn chế nhầm lẫn, vì mỗi nhân viên tập trung vào một đơn hàng duy nhất.
- Nhược điểm: Không hiệu quả khi có số lượng đơn hàng lớn. Thời gian di chuyển tăng lên vì người lấy hàng phải đi bộ qua toàn bộ nhà kho chỉ để hoàn thành 1 đơn duy nhất. Ngoài ra cũng tốn công sức nếu kho rộng hoặc đơn hàng có nhiều SKU khác nhau.
5.2. Batch Picking (Lấy hàng hàng loạt theo lô)
Batch Picking (lấy hàng theo lô) tức là gom nhiều đơn hàng lại thành một lô để nhân viên nhặt nhiều sản phẩm cùng lúc. Nhân viên di chuyển qua mỗi vị trí kệ chỉ một lần, sau đó phân loại các sản phẩm vào từng đơn hàng. Điều này giúp loại bỏ thời gian lãng phí khi di chuyển giữa các khu vực trong kho.
Cách pickup (lấy hàng) này sẽ phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều đơn hàng của cùng một mặt hàng. Việc Order Picking theo lô giúp tiết kiệm thời gian, nhờ việc người lấy hàng chỉ cần đến vị trí lưu trữ của một loại hàng là một lần duy nhất.
- Ưu điểm: Giảm thời gian đi lại vì người lấy hàng chỉ cần ghé thăm từng vị trí kệ hàng một lần để nhặt hàng.
- Nhược điểm: Khó áp dụng khi đơn hàng đa dạng hoặc sản phẩm lớn, nặng. Đồng thời cũng cần quy trình phân loại cẩn thận để tránh nhầm lẫn.
5.3. Wave Picking (Lấy hàng theo đợt)
Wave Picking (lấy hàng theo đợt) tức là chia hoạt động lấy hàng thành các đợt, mỗi đợt xử lý một nhóm đơn hàng nhất định. Nhân viên sẽ được phân lịch để đi lấy trong một khung thời gian cụ thể sao cho đảm bảo được deadline. Hình thức này đặc biệt hiệu quả trong trường hợp một số đơn đặt hàng phải khởi hành trên cùng một xe tải cùng lúc.
Wave Picking là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp thường xuyên có nhiều mục hàng khác nhau trong mỗi đơn lẻ và muốn đẩy nhanh quy trình Order Picking.
- Ưu điểm: Cho phép các kho hàng sắp xếp và phối hợp giữa các hoạt động trong kho: nhận, nhặt hàng, đóng gói và vận chuyển.
- Nhược điểm: Yêu cầu phải có hệ thống công nghệ hoặc phần mềm để lên lịch hiệu quả. Cần phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên để tránh lãng phí thời gian hoặc nhầm lẫn khi lấy hàng.
5.4. Zone Picking (Lấy hàng theo khu vực)
Zone Picking chia kho thành các khu vực riêng biệt. Trong đó, mỗi nhân viên được chỉ định làm việc trong một khu vực cụ thể và chỉ chọn SKU trong khu vực đó. Nhân viên có thể đồng thời nhặt hàng cho nhiều đơn đặt hàng cùng lúc. Hệ thống này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp có số lượng đơn đặt hàng lớn.
- Ưu điểm: Giảm thời gian di chuyển giữa các khu vực xa nhau. Hiệu quả cho các kho lớn, có nhiều SKU. Đặc biệt hữu ích khi người lấy hàng cần soạn các đơn đặt hàng có nhiều thành phần/ nguyên vật liệu rời rạc.
- Nhược điểm: Nhân viên khu vực kế tiếp có thể bị “thời gian chết” trong khi chờ nhận hàng từ khu vực trước đó.
5.5. Kết hợp các loại
Doanh nghiệp có thể linh hoạt kết hợp nhiều loại hình Order Picking. Ví dụ: Zone Picking có thể được kết hợp với Wave Picking, Batch Picking hoặc cả hai.
- Ưu điểm: Tối ưu hóa năng suất, giảm thời gian di chuyển và giúp mỗi người lấy hàng hiệu quả nhất có thể.
- Nhược điểm: Có thể tạo ra sự phức tạp trong việc vận hành, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ để tránh nhầm lẫn hoặc lãng phí tài nguyên.
6. Các công nghệ tích hợp trong kho hỗ trợ Order Picking
Việc đầu tư và ứng dụng công nghệ vào trong kho giúp quy trình Order Picking diễn ra nhanh hơn, thúc đẩy độ chính xác. Khi các bước nhặt hàng được đơn giản hóa, doanh nghiệp có thể tối ưu năng lực xử lý đơn, giảm lỗi và nâng cao hiệu suất cho toàn bộ hệ thống kho. Dưới đây là những công nghệ phổ biến để hỗ trợ lấy hàng trong kho:
- Voice Picking: Là công nghệ trang bị cho người lấy hàng, giúp hướng dẫn bằng giọng nói theo thời gian thực thông qua tai nghe. Nhân viên được hướng dẫn đến các địa điểm và cho biết nên lấy cái gì với số lượng bao nhiêu. Hệ thống cũng sẽ cho phép nhân viên cung cấp phản hồi bằng giọng nói để xác nhận rằng họ đang chọn đúng mặt hàng hoặc lấy đúng số lượng.
- Máy quét RFID: Thiết bị sử dụng tần số vô tuyến để truyền dữ liệu ngay lập tức khi nhân viên thực hiện thao tác. Màn hình trên máy quét hiển thị danh sách cần lấy và số lượng cụ thể, sau đó xác nhận bằng cách quét mã trên kệ hoặc vị trí sản phẩm.
- Pick-to-Light: Là hệ thống bao gồm một loạt các mô-đun đèn màu và màn hình hiển thị được gắn tại các vị trí sản phẩm. Khi có đơn hàng, đèn tại vị trí tương ứng sáng lên và hiển thị số lượng, giúp nhân viên biết vị trí để đến lấy. Sau khi hoàn tất, đèn sẽ tự động tắt. Công nghệ này có thể được ứng dụng để đặt hàng, soạn hàng và lắp ráp hàng theo đơn.
- Hệ thống nâng thẳng đứng (VLM): Các sản phẩm được lưu trữ trong module thẳng đứng và chỉ được đưa ra ngoài khi có yêu cầu. Việc này giúp giảm thiểu việc công nhân phải đi bộ giữa các lối đi để kéo các mặt hàng ra khỏi kệ và có thể đẩy nhanh quá trình lấy hàng với quy mô lớn.
- Robot: Hệ thống robot tối ưu quy trình lấy hàng bằng cách đưa hệ thống tự động hóa vào để phối hợp vận hành với người lấy hàng, giúp giảm tải sức lao động, đẩy nhanh tốc độ và đảm bảo sự ổn định trong quá trình vận hành. Robot lấy hàng có nhiều loại, chẳng hạn như xe tự hành (AGV, AMR), phương tiện bay không người lái (Drone), hay hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS)
- Kính thông minh: Thiết bị hiển thị thông tin nhặt hàng ngay trong tầm nhìn của nhân viên, kết hợp micro và loa để xác nhận thao tác hoặc yêu cầu giúp đỡ mà không cần dùng tay. Kính thông minh giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm vị trí sản phẩm và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.
- Các giải pháp phần mềm: Hệ thống WMS, OMS và các phần mềm quản lý kho khác đóng vai trò điều phối toàn bộ hoạt động Order Picking, từ phân bổ nhiệm vụ, tối ưu lộ trình di chuyển, giám sát tồn kho cho đến kết nối với các thiết bị tự động hóa. Đây là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển kho thông minh trong dài hạn.
Trong quá trình quản lý kho bãi, công đoạn quản lý kho hàng đóng một vai trò quan trọng. Mong rằng bài viết này đã đem đến những thông tin hữu ích giúp bạn nắm rõ để thực hiện Order Picking một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm đối tác Fulfillment uy tín, nhanh chóng, đa dạng trong phương thức pickup (lấy hàng), ToTTOT chính là một sự lựa chọn hoàn hảo.
Với quy trình chuyên nghiệp, bài bản cùng đội ngũ vận hành có nhiều kinh nghiệm, chúng tôi tự tin có thể giúp bạn tối ưu không chỉ ở việc lấy hàng mà còn là toàn bộ quy trình hoàn tất đơn Fulfillment: Từ tiếp nhận đơn hàng, lưu kho, đóng gói, vận chuyển cho đến xử lý sau bán hàng. Mỗi bước đều được ToTTOT triển khai chuẩn chỉ, khoa học, đảm bảo khiến Quý khách hàng hài lòng!
Liên hệ ToTTOT ngay để được phản hồi sớm nhất nhé!
