Thủ tục hải quan là “cửa ngõ” của mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Trong bài viết này, ToTTOT sẽ hướng dẫn quy trình khai báo thủ tục hải quan, các lưu ý quan trọng và những lỗi cần tránh khi thông quan hàng hóa nhé!
1. Thủ tục hải quan là gì?
1.1. Khái niệm về thủ tục hải quan
Theo Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 quy định, thủ tục hải quan là toàn bộ các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đối với hàng hóa, phương tiện vận tải…
Hiểu đơn giản, thủ tục hải quan chính là quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ, khai báo thông tin, nộp thuế – phí liên quan để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và quyết định hàng hóa, phương tiện vận chuyển được phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua biên giới quốc gia. Thông qua đó, Nhà nước có thể kiểm soát dòng chảy hàng hóa, đảm bảo an ninh quốc gia, ổn định nhu cầu cho thị trường nội địa và thúc đẩy thương mại quốc tế.
1.2. Thủ tục hải quan điện tử
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và nhu cầu giao thương ngày càng tăng cao, thủ tục hải quan ngày nay đã được đơn giản hóa và ứng dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là hình thức khai báo điện tử. Thay vì phải đăng ký tờ khai trên giấy và gửi đến Hải quan như trước đây, thì doanh nghiệp giờ đã có thể khai báo thông tin về hàng hóa qua phần mềm khai hải quan điện tử phổ biến như ECUS5-VNACCS, FPT.VNACCS 278, ECS 5.0… Điều này giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, giảm thiểu các bước thủ công và tránh được những sai sót do quá trình khai báo trực tiếp gây ra.
1.3. Đối tượng nào cần phải làm thủ tục hải quan?
Theo Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ, những đối tượng phải làm thủ tục hải quan bao gồm:
– Những đại lý, đơn vị cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan.
– Những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyển phát quốc tế, trừ những chủ hàng có yêu cầu khác.
– Các chủ lô hàng xuất nhập khẩu. Trường hợp chủ lô hàng là thương nhân người nước ngoài thì sẽ làm thủ tục tại đại lý chuyên về thủ tục thông quan/hải quan.
– Các chủ phương tiện vận chuyển xuất/ nhập cảnh hoặc quá cảnh; những cá nhân được chủ phương tiện ủy quyền làm thủ tục.
– Những cá nhân được chủ hàng hóa ủy quyền trong trường hợp hàng hóa là quà tặng, quà biếu, hành lý được gửi trước hoặc hành lý gửi sau khi chủ sở hữu đã xuất/ nhập cảnh.
– Đơn vị cung cấp dịch vụ quá cảnh hàng hóa.
2. Vai trò của thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là điều kiện pháp lý bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Đây không chỉ là một quy trình hành chính đơn thuần mà còn là công cụ quản lý nhà nước quan trọng, giúp kiểm soát hàng hóa, phương tiện vận tải qua biên giới và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Vai trò của thủ tục hải quan có thể được nhìn nhận trên nhiều khía cạnh:
– Bảo đảm an ninh quốc gia và trật tự thương mại: Thủ tục hải quan giúp ngăn chặn hàng hóa cấm, hàng nguy hiểm, vũ khí và các mặt hàng vi phạm pháp luật khác thâm nhập vào lãnh thổ; đồng thời phòng chống buôn lậu, gian lận thương mại và các hành vi phi pháp.
– Đảm bảo nguồn thu ngân sách: Thông qua việc xác định và thu đúng, thu đủ các loại thuế và phí liên quan đến xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan góp phần quan trọng vào nguồn thu ngân sách nhà nước, tạo điều kiện cân đối và phát triển kinh tế.
– Tạo thuận lợi cho giao thương quốc tế: Một quy trình hải quan minh bạch, hiện đại giúp rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí phát sinh, từ đó tạo môi trường thuận lợi để doanh nghiệp mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu.
– Bảo vệ môi trường và sức khỏe cộng đồng: Cơ quan hải quan kiểm soát chặt chẽ các loại hàng hóa có nguy cơ gây hại, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường, an toàn thực phẩm và sức khỏe người tiêu dùng.
– Hỗ trợ hoạch định chính sách và quản lý vĩ mô: Thủ tục hải quan cung cấp số liệu thống kê chính xác về tình hình xuất nhập khẩu, là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước xây dựng và hoạch định chính sách phù hợp.
3. Quy trình khai báo hải quan chi tiết
Khi mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường lúng túng và thắc mắc về các bước làm thủ tục hải quan như thế nào, cách làm thủ tục hải quan chi tiết ra sao. Để hàng hóa được thông quan hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ theo các bước trong quy trình khai báo hải quan như sau:
3.1. Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Trước tiên, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cần thiết. Tùy từng loại hàng hóa và quy định chuyên ngành, hồ sơ có thể khác nhau, nhưng cơ bản sẽ bao gồm:
– Hợp đồng thương mại (Sale Contract).
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
– Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc vận đơn hàng không (Air Waybill).
– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
– Giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
3.2. Khai báo hải quan
Tiếp theo trong các bước làm thủ tục hải quan là khai báo hải quan. Doanh nghiệp tiến hành khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Các thông tin khai báo gồm: loại hình xuất/nhập khẩu, mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá, thuế suất, cảng đi/đến…
Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng:
– Luồng xanh: Thông quan ngay, không cần kiểm tra thực tế.
– Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy, có thể yêu cầu bổ sung chứng từ.
– Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.
3.3. Nộp thuế và lệ phí hải quan
Trước khi thông quan, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định, bao gồm:
– Thuế nhập khẩu hoặc thuế xuất khẩu.
– Thuế giá trị gia tăng (VAT).
– Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
Các khoản thuế, phí này có thể nộp qua ngân hàng được ủy quyền hoặc thanh toán điện tử.
3.4. Kiểm tra và thông quan hàng hóa
Nếu tờ khai thuộc luồng vàng hoặc đỏ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế lô hàng.
– Luồng vàng: chỉ kiểm tra hồ sơ.
– Luồng đỏ: vừa kiểm tra hồ sơ, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa (cân, đo, đếm, lấy mẫu nếu cần).
Khi kết quả kiểm tra đạt yêu cầu và nghĩa vụ thuế đã được nộp đầy đủ, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định thông quan.
3.5. Lưu trữ hồ sơ
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ hải quan theo quy định pháp luật (thường là 5 năm). Hồ sơ này có thể được yêu cầu để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan hoặc giải quyết tranh chấp.
4. Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là khâu bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trên thực tế không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc do chủ quan hoặc thiếu thông tin. Để quy trình khai báo và thông quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:
4.1. Đảm bảo tính chính xác của thông tin khai báo
Các thông tin trên tờ khai hải quan như mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ, phương thức vận tải và cảng xuất – nhập phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác và nhất quán với bộ chứng từ đi kèm. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị xử phạt hành chính. Do đó, nếu chưa chắc chắn về mã HS hay chính sách thuế áp dụng, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc trực tiếp liên hệ cơ quan hải quan để được hướng dẫn.
4.2. Hiểu rõ và cập nhật kịp thời các quy định hiện hành
Mỗi nhóm hàng hóa chịu sự quản lý bởi các quy định khác nhau, từ kiểm dịch động thực vật, kiểm tra chất lượng cho đến giấy phép nhập khẩu đặc thù. Chính sách này có thể thay đổi theo từng giai đoạn, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin từ cơ quan hải quan và các bộ, ngành liên quan để chủ động điều chỉnh, tránh tình trạng bị ách tắc khi thông quan.
4.3. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng chuẩn
Một bộ hồ sơ hải quan không chỉ cần đầy đủ mà còn phải tuân thủ đúng mẫu biểu, nội dung và thời hạn nộp. Những chứng từ quan trọng như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ xuất xứ hay giấy phép chuyên ngành thiếu sót sẽ khiến quy trình bị đình trệ. Với hồ sơ giấy, cần in rõ ràng, không tẩy xóa. Với hồ sơ điện tử, bạn cần kiểm tra kỹ file đính kèm để đảm bảo đúng định dạng và không lỗi kỹ thuật.
4.4. Lưu ý trong giai đoạn kiểm tra và thông quan
Ở các tờ khai phân luồng vàng và đỏ, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ, bảo đảm việc sắp xếp và đóng gói hàng hóa khớp với khai báo. Nếu phát hiện sự không thống nhất giữa hồ sơ và thực tế, lô hàng có thể bị giữ lại, bị truy thu thuế hoặc chịu xử phạt.
4.5. Lên kế hoạch cho các khoản thuế và chi phí liên quan
Ngoài chi phí thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần phải tính toán trước về các khoản thuế phí như: Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), phí lưu container hay phí kiểm tra chuyên ngành…. Việc dự trù chính xác giúp hạn chế rủi ro phát sinh ngoài ý muốn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên khai thác các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) nếu đủ điều kiện, nhằm tối ưu hóa chi phí thông quan.
5. Các lỗi phổ biến khi làm thủ tục hải quan
5.1. Khai báo thông tin sai hoặc thiếu
Đây là lỗi phổ biến nhất, thường xảy ra khi thông tin khai báo trên tờ khai không khớp với bộ chứng từ đi kèm. Các sai sót phổ biến như: mô tả hàng hóa không chính xác, nhầm mã HS, sai số lượng hoặc trị giá tính thuế. Đặc biệt, việc khai sai mã HS có thể dẫn đến áp dụng mức thuế không đúng hoặc bị yêu cầu kiểm tra chuyên ngành bổ sung. Một số trường hợp sai sót không thể chỉnh sửa, doanh nghiệp buộc phải hủy tờ khai và khai lại, ảnh hưởng lớn đến uy tín cũng như tiến độ giao hàng.
5.2. Hồ sơ, chứng từ không đầy đủ
Bộ chứng từ hải quan thường gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy phép chuyên ngành (nếu có). Việc thiếu bất kỳ loại chứng từ nào cũng có thể khiến thủ tục bị đình trệ, hàng hóa bị lưu bãi lâu ngày, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất – kinh doanh. Đây là lỗi dễ phòng tránh nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải do chủ quan hoặc thiếu quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
5.3. Không nắm rõ quy định đối với hàng hóa đặc thù
Một số mặt hàng như thực phẩm, nông sản, dược phẩm, hóa chất, thiết bị y tế… chịu sự quản lý của nhiều cơ quan chuyên ngành. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ yêu cầu về kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc giấy phép nhập khẩu, lô hàng có thể bị giữ lại để bổ sung hồ sơ. Trong trường hợp nghiêm trọng, nếu hàng thuộc diện cấm hoặc hạn chế nhưng chưa được cấp phép, sẽ không được thông quan.
5.4. Nộp hồ sơ chậm hoặc gửi sai loại hình khai báo
Dù đã phổ biến khai báo điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi nộp hồ sơ trễ so với thời hạn hoặc chọn nhầm loại hình tờ khai. Điều này dẫn đến việc phải điều chỉnh hoặc khai lại từ đầu, mất thêm thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch vận chuyển.
6. Một số câu hỏi thường gặp
6.1. Hồ sơ hải quan gồm những gì?
Theo Luật Hải quan, hồ sơ hải quan bao gồm:
– Tờ khai hải quan hoặc các chứng từ thay thế tờ khai hải quan
– Những chứng từ có liên quan theo yêu cầu của pháp luật.
Tùy theo từng trường hợp, người làm thủ tục có thể phải nộp hoặc xuất trình thêm các giấy tờ như: hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), chứng từ vận tải, giấy phép xuất nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra, cùng các giấy tờ liên quan khác theo quy định.
Lưu ý:
– Hồ sơ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử. Với chứng từ điện tử, hồ sơ cần đảm bảo tính toàn vẹn và đúng chuẩn định dạng.
– Hồ sơ phải được nộp, xuất trình trực tiếp tại trụ sở cơ quan hải quan.
Trong trường hợp áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, giấy phép và kết quả kiểm tra chuyên ngành sẽ được gửi trực tiếp đến hải quan dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua hệ thống tích hợp.
6.2. Địa điểm làm thủ tục thông quan
Địa điểm làm thủ tục thông quan là nơi cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký và xử lý hồ sơ cũng như kiểm tra hàng hóa và phương tiện vận tải. Cụ thể gồm:
– Trụ sở Cục Hải quan và Chi cục Hải quan.
– Các khu vực cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không quốc tế, cảng biển, cảng thủy nội địa, bưu điện quốc tế, cảng ICD (cảng cạn)…
– Trụ sở Chi cục Hải quan hoặc các địa điểm kiểm tra tập trung do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định.
– Địa điểm tại cơ sở sản xuất, công trình, nơi tổ chức triển lãm, hội chợ.
– Địa điểm tại kho bảo thuế, kho ngoại quan, khu vực gom hàng lẻ.
– Các địa điểm kiểm tra chung giữa hải quan Việt Nam và hải quan nước láng giềng tại cửa khẩu đường bộ.
– Một số địa điểm khác do Tổng cục trưởng cục hải quan quyết định trong một số trường hợp cần thiết.
6.3. Chi phí làm thủ tục hải quan là bao nhiêu?
Theo điều 4 Thông tư số 274/2016/TT-BTC quy định về mức thu phí, lệ phí hải quan như sau :
– Phí đăng ký tờ khai hải quan: 20.000 đồng/tờ khai
– Phí kiểm tra, giám sát hoặc tạm dừng thủ tục hải quan với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có yêu cầu bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ: 200.000 đồng/đơn
– Lệ phí quá cảnh đối với hàng hóa: 200.000 đồng/tờ khai
– Lệ phí quá cảnh đối với phương tiện đường bộ (ô tô, đầu kéo, máy kéo): 200.000 đồng/phương tiện
– Lệ phí quá cảnh đối với phương tiện đường thủy (tàu, ca nô, đầu kéo, xà lan): 500.000 đồng/phương tiện
Tuy nhiên, đối với các trường hợp sau đây sẽ được miễn thu phí, lệ phí:
– Hàng viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại; quà tặng cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, cá nhân (được miễn thuế trong định mức theo quy định); quà biếu, quà tặng vì mục đích nhân đạo, từ thiện; đồ dùng của tổ chức, cá nhân nước ngoài theo quy chế miễn trừ ngoại giao; hành lý mang theo người; hàng bưu phẩm, bưu kiện được miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật hiện hành.
– Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh có trị giá từ 1.000.000 đồng trở xuống hoặc có số tiền thuế (các khoản thuế theo quy định) phải nộp dưới 100.000 đồng.
– Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có trị giá hải quan dưới 500.000 đồng hoặc có tổng số tiền thuế (các khoản thuế theo quy định) phải nộp dưới mức 50.000 đồng cho một lần xuất khẩu, nhập khẩu.
– Hàng hóa mua bán, trao đổi của cư dân biên giới trong định mức theo quy định.
– Phương tiện vận tải thường xuyên qua lại biên giới được quản lý theo phương thức mở sổ theo dõi, không quản lý bằng tờ khai.
– Hàng hóa, phương tiện quá cảnh được miễn theo quy định tại các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc cam kết của Chính phủ Việt Nam.
6.4. Thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan
Căn cứ Luật Hải quan, thủ tục hải quan xuất khẩu/ nhập khẩu được quy định như sau:
– Hồ sơ hải quan phải được tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra ngay khi người kê khai hải quan nộp hoặc xuất trình hồ sơ hải quan.
– Kiểm tra hồ sơ: hoàn thành trong vòng 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ.
– Kiểm tra thực tế hàng hóa: hoàn thành trong vòng 08 giờ làm việc kể từ khi người khai xuất trình đầy đủ lô hàng. Với lô hàng lớn, phức tạp, thời gian có thể gia hạn nhưng không quá 02 ngày theo quyết định của thủ trưởng cơ quan hải quan.
– Với các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành (chất lượng, y tế, kiểm dịch, an toàn thực phẩm…), thời hạn hoàn thành việc kiểm tra thực tế tính từ thời điểm nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành.
– Cơ quan hải quan vẫn làm thủ tục vào ngày nghỉ, lễ, hoặc ngoài giờ làm việc để đảm bảo hàng hóa kịp thời được xếp dỡ phục vụ xuất nhập khẩu, đảm bảo thời gian xuất/ nhập cảnh của hành khách, phương tiện vận tải; Đồng thời có thể thực hiện thủ tục trên cơ sở đề nghị của người làm thủ tục thông quan và phù hợp với điều kiện thực tế tại địa bàn hoạt động.
6.5. Thời hạn nộp hồ sơ hải quan
Theo Luật hải quan, thời hạn nộp hồ sơ hải quan được quy định cụ thể như sau:
– Đối với những lô hàng xuất khẩu, nộp hồ sơ hải quan khi đã tập kết lô hàng tại địa điểm mà người kê khai hải quan đã thông báo, chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận chuyển xuất cảnh; Hàng hóa gửi bảng chuyển phát nhanh thì chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.
– Đối với những lô hàng nhập khẩu, nộp hồ sơ hải quan trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày lô hàng về đến cửa khẩu.
– Tờ khai hải quan có giá trị trong vòng 15 ngày kể từ người người kê khai hải quan đăng ký.
Thời hạn nộp các chứng từ liên quan:
– Trường hợp khai hải quan bằng phương thức điện tử, khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ hải quan và yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, người làm thủ tục hải quan phải nộp đầy đủ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ có trong hệ thống thông tin 1 cửa quốc gia.
– Trường hợp sử dụng tờ khai hải quan giấy, người kê khai phải nộp/ xuất trình chứng từ có liên quan trong khi đăng ký tờ khai.
Trên đây là những thông tin chi tiết về thủ tục hải quan mà ToTTOT muốn chia sẻ đến Quý doanh nghiệp và khách hàng. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình chuẩn bị và thực hiện thông quan hàng hóa.
