Ship hàng là một cụm từ khá quen thuộc với những người hay mua hàng online. Tuy nhiên, để hiểu rõ ship hàng là gì và nên lựa chọn hình thức vận chuyển nào thì chắc hẳn không phải ai cũng có cái nhìn toàn diện. Hãy cùng ToTTOT khám phá bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé!
1. Ship hàng là gì? Ship hàng là gì? Vai trò của dịch vụ ship hàng trong thời đại số
Thuật ngữ “ship hàng” bắt nguồn từ tiếng Anh – “shipping”, nghĩa là vận chuyển. Ngày nay, cụm từ này đã trở nên quen thuộc trong đời sống hiện đại, đặc biệt là trong bối cảnh mua sắm trực tuyến ngày càng phổ biến.
Ship hàng hay còn gọi là giao hàng được hiểu đơn giản là hình thức vận chuyển hàng hóa từ người bán đến tay người mua thông qua các kênh thương mại điện tử hoặc các dịch vụ vận chuyển. Quá trình này bao gồm nhiều bước như đóng gói, vận chuyển và bàn giao hàng hóa đến đúng địa chỉ người nhận trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngày nay, khi hành vi mua sắm trực tuyến ngày càng phát triển, các dịch vụ ship hàng không chỉ đơn thuần là khâu giao nhận, mà còn trở thành một phần quan trọng trong trải nghiệm khách hàng. Tốc độ, sự chính xác và linh hoạt của dịch vụ ship hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của người tiêu dùng, cũng như uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.
2. Các hình thức ship hàng phổ biến hiện nay
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường thương mại điện tử, nhu cầu vận chuyển hàng hóa cũng không ngừng gia tăng. Nhằm đáp ứng thị hiếu đa dạng của người tiêu dùng và tối ưu hoạt động kinh doanh, các chủ shop ngày nay có thể lựa chọn nhiều hình thức giao hàng khác nhau. Trong đó, một số phương thức ship hàng online phổ biến và được ưa chuộng nhất hiện nay bao gồm:
2.1. Dựa trên phương thức vận chuyển
2.1.1. Ship hàng tận nơi (door-to-door)
Đây là hình thức giao nhận quen thuộc nhất hiện nay, trong đó đơn vị vận chuyển đến trực tiếp địa chỉ của cửa hàng để lấy hàng và giao đến tận tay khách. Phương thức này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn mang lại sự thuận tiện tối đa cho cả người bán lẫn người mua. Nhờ tính đơn giản và dễ triển khai, dịch vụ ship hàng hóa tận nơi phù hợp với các shop nhỏ hoặc shop bán hàng online thường xuyên, cần xử lý đơn nhanh và linh hoạt trong khu vực nội thành hoặc vùng lân cận.
– Ưu điểm: Tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người bán lẫn người mua.
– Nhược điểm: Chi phí có thể cao nếu giao đến các khu vực xa hoặc ngoài giờ hành chính.
2.1.2. Ship hàng qua bưu điện
Dịch vụ bưu chính vẫn giữ vai trò quan trọng trong vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là đối với các shop cần sự an toàn và tin cậy cao. Dù tốc độ vận chuyển có thể chậm hơn so với các dịch vụ chuyển phát nhanh, nhưng bù lại, bưu điện có hệ thống phủ sóng toàn quốc, phù hợp với những shop gửi hàng liên tỉnh hoặc đến các khu vực nông thôn, vùng sâu vùng xa. Ngoài ra, mức phí hợp lý cũng là một điểm cộng lớn, đặc biệt đối với các shop bán hàng giá trị thấp hoặc cần gửi nhiều đơn cùng lúc.
– Ưu điểm: Tính ổn định, giá cước rõ ràng, có độ tin cậy cao.
– Nhược điểm: Thời gian vận chuyển thường chậm hơn so với các dịch vụ giao hàng nhanh.
2.1.3. Ship chuyển phát nhanh
Các đơn vị như Giao Hàng Nhanh (GHN), Viettel Post, Ninja Van,… cung cấp dịch vụ chuyển phát từ 1–3 ngày. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các shop cần tốc độ giao hàng nhanh, đặc biệt trong các dịp sale hoặc khi cạnh tranh về thời gian giao nhận để tăng trải nghiệm khách hàng. Ngoài ra, nhiều đơn vị còn hỗ trợ dịch vụ thu hộ COD, tra cứu đơn hàng và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
– Ưu điểm: Tốc độ nhanh, theo dõi đơn hàng dễ dàng qua app hoặc website.
– Nhược điểm: Chi phí cao hơn so với dịch vụ chuyển phát thông thường.
2.1.4. Ship hàng qua sàn thương mại điện tử
Nếu bạn đang kinh doanh trên các nền tảng như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki,…, hệ thống vận chuyển của sàn sẽ là lựa chọn hàng đầu. Các bước tạo đơn, in mã vận chuyển, theo dõi hành trình đều được tích hợp sẵn, giúp shop tiết kiệm thời gian quản lý và tránh sai sót. Một số sàn còn hỗ trợ phí ship hoặc hoàn toàn miễn phí trong các chương trình ưu đãi.
– Ưu điểm: Tự động xử lý đơn hàng, chi phí thấp, có hỗ trợ vận chuyển từ sàn.
– Nhược điểm: Phụ thuộc vào chính sách của sàn, khó linh hoạt nếu muốn chủ động quản lý đơn.
2.2. Dựa trên phương thức thanh toán
2.2.1. Ship COD (Thanh toán khi nhận hàng)
Ship COD (Cash on Delivery) là hình thức phổ biến nhất hiện nay. Đơn vị vận chuyển sẽ thu hộ tiền từ khách và hoàn trả lại cho shop. Dịch vụ ship hàng COD phù hợp với những khách hàng còn e ngại về độ tin cậy của sản phẩm hoặc lần đầu mua hàng tại một shop mới.
– Ưu điểm: Dễ chốt đơn, tăng tỷ lệ khách đồng ý nhận hàng.
– Nhược điểm: Tỷ lệ hoàn cao nếu khách “bùng hàng”, thời gian thu tiền về lâu hơn.
2.2.2. Ship trả tiền trước
Với hình thức này, người mua tiến hành thanh toán trước toàn bộ giá trị đơn hàng (bao gồm tiền hàng và phí ship) trước khi nhận, sau đó shop mới tiến hành gửi ship hàng. Việc thanh toán có thể thực hiện qua nhiều phương thức tiện lợi như: chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử (MoMo, ZaloPay, VNPay…), thẻ tín dụng, v.v.
Hình thức ship hàng thanh toán trước thường phù hợp với các nhóm khách hàng đã quen thuộc với thương hiệu, ưu tiên sự nhanh chóng và tiện lợi trong quá trình mua sắm hoặc khi giao dịch sản phẩm cao cấp. Ngoài ra, đây cũng là lựa chọn lý tưởng cho các shop muốn hạn chế rủi ro bị khách “bom hàng”.
– Ưu điểm: Giảm rủi ro hoàn đơn, nhận tiền ngay, kiểm soát dòng tiền tốt hơn.
– Nhược điểm: Khó chốt đơn với khách hàng mới, đòi hỏi uy tín cao từ phía shop.
2.2.3. Freeship (Miễn phí vận chuyển)
Freeship hay còn gọi là miễn phí vận chuyển là hình thức người mua không phải chi trả bất kỳ khoản phí giao hàng nào, chỉ thanh toán đúng giá trị sản phẩm. Chi phí vận chuyển có thể do shop tự chịu hoặc áp dụng mã giảm giá từ đơn vị vận chuyển hay sàn thương mại điện tử.
Các shop thường thực hiện freeship khi:
– Đơn hàng có giá trị cao hoặc mua với số lượng lớn.
– Giá trị đạt mức giá tối thiểu để được áp mã miễn phí giao hàng.
– Địa điểm ship trong nội thành hoặc khu vực ưu tiên.
– Các dịp khuyến mãi lớn (như 8/3, 20/10, Black Friday, Tết, Giáng Sinh…)
– Hợp tác cùng các nền tảng thanh toán hoặc ví điện tử.
Ưu điểm dễ thấy nhất của freeship là giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, kích thích hành vi mua hàng và giá trị đơn hàng trung bình. Tuy nhiên, chủ shop cũng cần phải tính toán kỹ chi phí vận chuyển để tránh bị lỗ trong quá trình kinh doanh.
3. Vì sao nên sử dụng dịch vụ ship hàng cho khách?
Khi kinh doanh online, chất lượng giao hàng chính là “cầu nối” giữa doanh nghiệp và khách hàng. Do đó, ngày càng nhiều các doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các đơn vị vận chuyển để ship hàng cho khách bởi những lợi ích rõ rệt như:
– Tăng tốc độ giao hàng: Dịch vụ ship hàng online giúp rút ngắn thời gian giao nhận, đảm bảo đơn hàng đến tay khách một cách nhanh chóng và đúng hẹn.
– Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn: Việc đóng gói và vận chuyển được thực hiện bài bản, góp phần bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng hoặc thất lạc.
– Hỗ trợ thu hộ COD: Nhiều đơn vị vận chuyển ship hàng cho shop online hiện nay cung cấp dịch vụ thu hộ tiền mặt (COD), đồng thời hỗ trợ giao lại nhiều lần nếu khách vắng mặt. Điều này giúp giảm tỷ lệ hoàn đơn và thất thoát doanh thu cho shop.
– Tiết kiệm chi phí vận hành nhờ ưu đãi phí ship: Không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển, các đơn vị giao hàng còn thường xuyên triển khai các chương trình ưu đãi, chiết khấu phí ship cho shop bán hàng, từ đó giúp người bán tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển.
4. Quy trình dịch vụ ship hàng nhanh chi tiết chỉ với 6 bước
Quy trình dịch vụ ship hàng là chuỗi các bước được thiết lập một cách hệ thống nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác. Dưới đây là quy trình cơ bản của dịch vụ ship hàng hiện nay, được triển khai tại hầu hết các đơn vị vận chuyển:
4.1. Bước 1: Tạo đơn hàng và đăng ký lấy hàng
Người bán có thể tạo đơn giao hàng thông qua các kênh như website, ứng dụng di động hoặc phần mềm quản lý đơn hàng tích hợp. Thông tin cần cung cấp bao gồm: địa chỉ lấy hàng, thông tin người nhận, loại hàng hóa và yêu cầu giao hàng (giao thường, giao nhanh, giao hẹn giờ…).
4.2. Bước 2: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Sau khi tạo đơn, nhân viên giao nhận sẽ đến trực tiếp địa điểm đã đăng ký để nhận hàng, hoặc người bán có thể gửi hàng tại các điểm tập kết. Trong quá trình này, hàng hóa sẽ được kiểm tra sơ bộ về tình trạng gói hàng, đảm bảo đủ điều kiện vận chuyển.
4.3. Bước 3: Phân loại và xử lý tại kho trung tâm
Toàn bộ hàng hóa sau khi được tiếp nhận sẽ được đưa về kho trung tâm để phân loại theo khu vực giao nhận. Việc phân chia này giúp rút ngắn thời gian vận chuyển và tối ưu hóa lộ trình giao hàng theo từng địa phương.
4.4. Bước 4: Vận chuyển đến kho khu vực
Tùy vào khoảng cách và hình thức vận chuyển, hàng hóa sẽ được điều phối bằng xe tải, xe máy hoặc đường hàng không đến kho trung chuyển gần nhất với địa chỉ người nhận. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực để người bán và người mua tiện theo dõi.
4.5. Bước 5: Giao hàng tận tay khách và thu hộ (nếu có)
Nhân viên giao hàng sẽ liên hệ với người nhận để xác nhận thời gian giao. Trong trường hợp giao hàng thu tiền hộ ( ship COD), shipper sẽ tiến hành thu phí theo đúng số tiền được nhập từ người bán. Nếu khách vắng mặt, đơn vị vận chuyển có thể hỗ trợ giao lại theo chính sách riêng.
4.6. Bước 6: Xác nhận hoàn tất đơn hàng
Khi đơn hàng đã được giao thành công, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái “hoàn tất” và tiến hành đối soát thanh toán với người bán (đối với COD). Trường hợp có vấn đề phát sinh như giao sai, khách từ chối nhận… hệ thống cũng sẽ phản hồi ngay để kịp thời xử lý.
5. Những lưu ý khi sử dụng các dịch vụ ship hàng
Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả đến tay khách hàng, các chủ shop cần lưu ý đến những điểm sau trong quy trình ship hàng hóa:
5.1. Kiểm tra và xác nhận thông tin người nhận
Trước khi gửi hàng, chủ shop cần đảm bảo thông tin về họ tên, địa chỉ và số điện thoại người nhận được cung cấp chính xác, đầy đủ và cập nhật mới nhất. Việc này giúp tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc hàng hóa và đảm bảo đơn hàng được giao đúng địa điểm.
5.2. Đóng gói hàng hóa phù hợp và chắc chắn
Việc sử dụng vật liệu đóng gói chất lượng, phù hợp với đặc tính từng loại hàng hóa là rất quan trọng để bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Đặc biệt với các mặt hàng dễ vỡ, hàng cần bảo quản lạnh hoặc có giá trị cao, cần đóng gói cẩn thận, dán nhãn cảnh báo rõ ràng và thông báo đầy đủ cho đơn vị vận chuyển nhằm đảm bảo nhân viên xử lý đúng cách, giữ nguyên chất lượng sản phẩm, tránh để móp méo, hư hỏng.
5.3. Tạo mã vận đơn chính xác và đầy đủ thông tin
Mã vận đơn là công cụ quan trọng để theo dõi và quản lý đơn hàng. Người gửi cần nhập đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận, đặc điểm hàng hóa và các yêu cầu đặc biệt (nếu có) trên hệ thống đơn vị vận chuyển để đảm bảo việc xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác.
5.4. Theo dõi tiến trình đơn hàng
Sử dụng hệ thống theo dõi trực tuyến của đơn vị vận chuyển giúp chủ shop chủ động cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực. Việc này cho phép xử lý kịp thời nếu có sự cố phát sinh như giao hàng trễ, thất lạc hoặc sai địa chỉ.
5.5. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Không chỉ dựa vào mức giá, chủ shop nên lựa chọn các đơn vị vận chuyển có uy tín, mạng lưới giao nhận rộng khắp, thời gian giao hàng nhanh và chính sách hỗ trợ khách hàng minh bạch. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo quyền lợi và nâng cao trải nghiệm cho người mua.
6. Ship hàng nhanh chóng, thuận tiện cùng ToTTOT Logistics
Nhắc đến đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, không thể bỏ qua cái tên ToTTOT Logistics. Không chỉ là đối tác vận chuyển của hàng nghìn shop online và doanh nghiệp trên toàn quốc, ToTTOT còn là đại lý chính thức của InXpress tại Việt Nam, đồng thời là đối tác chiến lược của tập đoàn Best Inc. – những tên tuổi lớn trong ngành logistics quốc tế.
Với hệ thống vận hành hiện đại, quy trình xử lý chuyên nghiệp và đội ngũ nhân sự tận tâm, ToTTOT cam kết mang đến dịch vụ ship hàng nhanh chóng – an toàn – minh bạch, phù hợp với đa dạng nhu cầu vận chuyển từ cá nhân đến doanh nghiệp. Từ đơn hàng nhỏ lẻ đến số lượng lớn, từ nội tỉnh đến liên tỉnh hay quốc tế, ToTTOT luôn sẵn sàng đồng hành để giúp bạn tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giữ vững trải nghiệm khách hàng.
Liên hệ ToTTOT Logistics ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp, đáng tin cậy!
